Insight, Inspiratie

Optimaliseren van het debiteurenbeheer

In gesprek met CCV

12/09/2020
11:45
Insight, Inspiratie
Leestijd: 4 min

CCV heeft al 60 jaar ervaring in de betaalwereld. Zij vindt het belangrijk om voor haar klanten de betrouwbare dienstverlener en expert te zijn op het gebied van complete end-to-end oplossingen voor elektronische betalingen. CCV kent de markt als geen ander, waardoor zij niet alleen goed weet wat nu mogelijk is, maar ook straks. Het is de ambitie van CCV om in een wereld waarin steeds meer online plaatsvindt, bijzondere betaaloplossingen en -ervaringen te bieden. In deze case vertelt Jacco Abbring, Sr. Credit Controller bij CCV, hoe zijn afdeling omgaat met het optimaliseren van het debiteurenbeheer en vertelt hij ons meer over de ontwikkelingen binnen de afdeling Credit Control.

Jacco is in 2012 in dienst gekomen bij CCV op de afdeling Credit Control. Hij heeft in zijn werkzame jaren diverse functies genoten, van teamleider incasso tot (senior) incassomedewerker. Door zijn expertise en ervaring overziet Jacco waar het debiteurenbeheerproces geoptimaliseerd kan worden en zet hij zich tot de dag van vandaag in om verbeteringen toe te passen.

Optimaliseren van het debiteurenbeheer

Toen Jacco in 2012 bij CCV in dienst kwam, stond de afdeling Credit Control met de voeten in de klei. “Er waren geen rapportages, geen duidelijke structuur en er werd nauwelijks met debiteuren gebeld”, vertelt Jacco. Om hier verbetering in aan te brengen heeft CCV er in 2012 voor gekozen om met een software voor debiteurenbeheer te gaan werken die breed kon worden ingezet in combinatie met een ERP systeem.

“Dit heeft ons een stap vooruit gebracht, maar na vier jaar werd er een bedrijfssoftware voor de hele organisatie geïmplementeerd. In deze bedrijfssoftware moesten wij het debiteurenbeheer gaan uitvoeren. Omdat deze software niet enkel gespecialiseerd was in credit management, bleven wij separaat gebruik maken van de software voor debiteurenbeheer. Deze manier van werken ervaarden wij als omslachtig”, vertelt Jacco. Zo volgden zij bijvoorbeeld betaaltoezeggingen op vanuit hun Outlook agenda, was er weinig structuur met eenduidige e-mailsjablonen en moesten zij een groot aantal administratieve handelingen uitvoeren waardoor het werk erg foutgevoelig en tijdrovend werd. Om slimmer te gaan werken ging de afdeling Credit Control op zoek naar een software die zo gespecialiseerd is in het vakgebied dat de volledige focus van de software op credit management ligt.

Credit management software

Op het gebied van incasso was er al een samenwerking tussen CCV en TKB. “De mooie resultaten voor incasso en het persoonlijke contact met vaste contactpersonen heeft TKB altijd gekenmerkt. Ook vind ik TKB een volwassen organisatie die altijd kritisch naar zichzelf kijkt en openstaat voor verbetering. Dit voelt goed aan bij mij”, zegt Jacco. Door de prettige samenwerking stond CCV open om ook in gesprek te gaan met TKB over hun credit management software TRUST IT. “Het viel mij direct op dat TRUST IT erg overzichtelijk is en het systeem duidelijke werkprocessen aangeeft, precies waar wij behoefte aan hebben. Ook de ruime keuze aan (leesbare) rapportages die het management inzage kan geven, is een kwaliteitsslag die wij nog niet eerder hadden meegemaakt”, zegt Jacco. Het overtuigde CCV om met TRUST IT te gaan werken.

Lees ook: ‘In 5 stappen naar een succesvolle credit management tool’

Live met TRUST IT

CCV en TKB hebben de tijd genomen om TRUST IT te implementeren en daar waar mogelijk, processen te automatiseren. Op 14 oktober 2020 is TRUST IT live gegaan bij CCV. “Sinds de livegang is het debiteurenbeheer voor de afdeling Credit Control een stuk eenvoudiger en overzichtelijker geworden. Er is altijd in één oogopslag een actuele stand van zaken te zien en disputen worden nu ook beter bewaakt en opgevolgd”, aldus Jacco. TRUST IT heeft het voor CCV ook mogelijk gemaakt om klantportefeuilles toe te bedelen aan (vaste) Credit Controllers waardoor de klanten een vast contactpersoon krijgen, wat ervoor zorgt dat er sneller kan worden geschakeld en er meer tijd kan worden gespendeerd aan het opbouwen van een goede klantrelatie.

De toekomst

Jacco zal vanuit zijn functie als Sr. Credit Controller altijd kritisch blijven kijken hoe het debiteurenbeheerproces verder geoptimaliseerd kan worden en daar waar mogelijk, het betalen makkelijker kan worden gemaakt voor debiteuren. Daarnaast blijft de technologie ook in ontwikkeling. In de komende jaren verwacht Jacco dat de technologische ontwikkelingen steeds meer plaats gaan krijgen op de afdeling Credit Control. “Machine learning zal een steeds grotere rol gaan krijgen, algoritmes en technieken waarmee computers kunnen leren uit het betaalgedrag van debiteuren in het verleden. Wanneer zal de klant gaan betalen en op welke manier doet hij dat, zal hier ongetwijfeld onderdeel van zijn”, zegt Jacco. Ook ziet Jacco een toekomst in de belcomputers binnen zijn afdeling om het proces nog efficiënter te maken. Een belcomputer die het werk van de Credit Controller aangaande onbereikbare klanten uit handen neemt, zou al een flinke winst zijn. Toevallig weet Jacco dat TKB Outsourcing hier al gebruik van maakt en dat schept weer mogelijkheden.

Lees ook: ‘Credit management 2021’

Nieuwsgierig?

Wil jij net als CCV sparren met TKB hoe jij kan zorgen voor het optimaliseren van het debiteurenbeheer? Vraag een (digitaal) adviesgesprek aan of bel ons op 088-9955180. We helpen je graag verder!

Geschreven door:

TKB

Wij helpen jou met het verbeteren van je credit management processen. Samen bepalen wij de beste weg voor het realiseren van positieve resultaten en klantbehoud.