🕒 Leestijd: 5 minuten

Wil je slagen met de aanschaf en implementatie van nieuwe credit management software? In deze blog lees je hoe je de 5 meest gemaakte fouten kunt voorkomen. Zowel voor, tijdens en na het aanschaffen van een nieuwe softwaretool. Zodat jij tijd en geld overhoudt voor andere zaken én zeker weet dat je nieuwe debiteurensoftware ontzorgt en werkprocessen efficiënter maakt. Betrokkenheid is hierbij het sleutelwoord.


Begin betrokken

Dat een goed begin het halve werk is, hoeven we niet uit te leggen. Liever leggen we je uit hoe je onnodige vertraging bij het aanschaffen van credit management software kunt voorkomen. De gouden tip hierbij is: begin betrokken. Want creditmanagementsoftware heeft voor een IT-afdeling vaak geen prioriteit. Bovendien kunnen door de aangescherpte privacywetgeving gegevens niet meer zo makkelijk worden gedeeld. Ook zijn eindgebruikers vaak niet bekend met de policies. Door tijdig en zorgvuldig een goed projectteam samen te stellen, voorkom je dat deze zaken een rol gaan spelen in het beslissingsproces. Idealiter stel je dit team samen voordat je afspraken met softwareleveranciers maakt voor demonstraties van hun credit management oplossingen. Een goed projectteam bestaat uit de juiste mix van influencers, beslissingsbevoegden en IT’ers binnen de organisatie. Door hen in je projectteam op te nemen houd je de juiste collega’s betrokken bij de aanschaf en het implementeren van de nieuwe debiteurensoftware. Ook kun je met dit team onderzoek doen naar wat je nodig hebt om overcapaciteit van de nieuwe software te vermijden.

Een kauwgompje voldoet

Credit management software heeft over het algemeen meer opties te bieden dan dat je daadwerkelijk nodig hebt. Omdat debiteurenbeheer nog geregeld wordt uitgevoerd vanuit een boekhoudpakket met minimale functionaliteiten, is het van belang dat je eerst in kaart brengt wat je echt nodig hebt voordat je een softwareleverancier in de arm neemt. Op die manier kun je de softwaredemonstraties volledig op jouw wensen en behoeften afstemmen. Zo voorkom je dat je straks als een kind de snoepwinkel leegkoopt terwijl een kauwgompje voldoende is. Wie vooraf weet wat nodig is, laat zich niet leiden door wat een leverancier aan je wil verkopen. Want als je weet wat je zoekt, dwaal je tijdens een demonstratie niet af naar irrelevante zaken en functionaliteiten die voor jou geen meerwaarde gaan opleveren. Laat staan dat je je blind staart op overcapaciteit van software. Stel je dus betrokken op en onderzoek eerst wat je nodig hebt. Zo kies je altijd voor een softwareoplossing die past als een jas. Maar vergeet daarbij niet op de transparantie van de prijsopbouw te letten.


Transparante kosten

Na de keuze voor de software, wordt het tijd voor de onderhandelingen die voorafgaan aan het tekenen van een contract. Om het maximale uit deze onderhandelingen te halen is het raadzaam om vooral veel door te vragen. Zodat je weet wat de kosten zijn en wat je kunt verwachten. Hanteert een bedrijf een vanaf-prijs voor de credit management software, ga dan na of die ook geldt voor het softwarepakket dat je wilt afnemen. Vraag ook naar de bijkomende kosten voor de verschillende implementatiestadia. Want daar hoort een leverancier transparant in te zijn. Daarom ook verdient het aanbeveling om een fixed fee bij jouw leverancier op te vragen. Voor TRUST IT bijvoorbeeld wordt altijd een all-in prijs berekend. Hierdoor kom je nooit voor verborgen implementatiekosten of onaangename verrassingen te staan. Zodat je al je tijd en energie kunt steken in de succesvolle implementatie van je nieuwe softwaresysteem.

Real time realisatie

Bij het implementeren van de nieuwe credit management software wil je natuurlijk direct resultaat zien. Real time eigenlijk, zonder dat je veel hindernissen hoeft te nemen. Dat lukt het beste als je vanuit betrokkenheid aan de slag gaat. Want de invloed van een implementatietraject werkt nu eenmaal op verschillende afdelingen door. Daarom is het van groot belang om alle bedrijfsprocessen en medewerkers die door een debiteur geraakt worden vooraf in de kaart te brengen. Zodat deze van het begin af aan door de begeleider in het implementatietraject kunnen worden meegenomen. Dit vraagt dus om een implementatiebegeleider die al vanaf het eerste begin betrokken is. Waarmee wij nogmaals het belang van de keuze voor de juiste collega’s in het projectteam benadrukken. Weet ook dat je er bij de implementatie niet alleen voor staat. Tijdens het traject kun je gebruik maken van de kennis en kunde van de supportmedewerkers en businessconsultants van jouw softwareleverancier. Zij staan ook voor je klaar als de implementatie al gerealiseerd is.

Effectieve nazorg

Nadat de nieuwe software actief en werkend is, kunnen jij en je collega’s zelfstandig aan de slag. Helaas wijst de praktijk uit dat dit stadium vaak niet helemaal op rolletjes loopt. Dikwijls wordt dit verweten aan een miskoop, aan een keuze voor de verkeerde software. Maar niets is minder waar. Wat wij vooral zien is dat de help- en supportdesk na de implementatie niet tot nauwelijks wordt benaderd. En dat is zonde. Want hierdoor kunnen eindgebruikers van de software verkeerde aannames maken. Waardoor de functionaliteiten van je credit management tool niet optimaal worden benut. Deze misser kun je voorkomen door juist bij lastige en blokkerende vraagstukken gebruik te maken van de gratis kennis en kunde van de businessconsultant en de supportmedewerkers. Zij hebben je ook begeleid tijdens het implementatietraject en weten van de hoed en de rand. Vergeet hen dus niet in te schakelen om je huidige werkwijze te evalueren en waar nodig te optimaliseren. Hun nazorg is van wezenlijk belang.

Over de auteur
TKB
Wij helpen jou met het verbeteren van je credit management processen. Samen bepalen wij de beste weg voor het realiseren van positieve resultaten en klantbehoud.

Ook voorop blijven lopen? Ontvang onze blogartikelen direct in jouw mailbox!

Inschrijven