Inspiratie

Uw debiteuren slimmer en efficiënter opvolgen door het gebruik van debiteurenbeheer software

In deze blog delen we de belangrijkste voordelen van het gebruiken van debiteurenbeheer software.

01/27/2021
10:39
Inspiratie
Leestijd: 3 min

Het opvolgen van uw openstaande facturen blijft een grote uitdaging. Zeker in deze tijden waarin druk op werkkapitaal en een goede cashflow toeneemt. Wat gebeurt er wanneer een klant een factuur betwist of wanneer er om een betalingsregeling wordt gevraagd? Aanmaningen moeten de deur uit blijven gaan, disputen moeten worden afgehandeld en ondertussen dient u ook nog aantekeningen te maken. Hoe kunt u het debiteurenproces zo efficiënt mogelijk inregelen? Wat is de toegevoegde waarde van een debiteurenbeheer software? In deze blog delen we de belangrijkste voordelen van het gebruiken van debiteurenbeheer software.

Kritisch kijken naar processen

Kritisch kijken naar uw interne processen kan veel tijd en energie kosten. Hierdoor lijkt het in eerste instantie makkelijker om mee te gaan in de ‘flow van de dag’ en de werkzaamheden uit te voeren zoals u dat al jaren doet. Wanneer u de tijd neemt om het debiteurenproces van uw organisatie op een rij te zetten, komt u erachter dat het een zeer complex geheel kan zijn. Van het moment dat een klant een service of dienst accepteert tot het moment van betaling van de factuur, zijn nog veel tussenstappen te zetten. Het kan zijn dat u een deel van de werkzaamheden in een ERP-systeem uitvoert en een ander deel in een boekhoudprogramma, of mogelijk dat u zelfs nog lijstjes bijhoudt in Excel. Een geautomatiseerd proces helpt bij het efficiënter en effectiever uitvoeren van het debiteurenproces. Een debiteurenbeheer software is hier de oplossing voor.

De voordelen van debiteurenbeheer software

De belangrijkste overweging om een debiteurenbeheer software aan te schaffen is dat uw beleid efficiënter (meer handelingen in minder tijd), effectiever (beter en sneller resultaat) en meer gestructureerd en consequent kan uitvoeren. Hiermee kunt u ook direct de kwaliteit van de dienstverlening naar uw klanten verbeteren.

Lees ook: “Waarom je ook nu zou moeten blijven investeren in efficiency?”

De argumenten om een debiteurenbeheer software aan te schaffen, kunt u verdelen onder vier categorieën.

Operationele voordelen: de operationele voordelen hebben betrekking op dagelijks terugkerende activiteiten. Denk bijvoorbeeld aan het schrijven en versturen van e-mails, het verwerken van notities en het maken van rapportages. Indien u niet in een debiteurenbeheer software werkt, zult u merken dat gegevens niet integraal aan elkaar gekoppeld zijn. U werkt bijvoorbeeld nog met een to-do-list in Word en e-mails worden verstuurd vanuit Outlook. Door middel van kopiëren/plakken maakt u weer een notitie in het klantsysteem. Indien u gebruik maakt van een debiteurenbeheer software, zal dit allemaal zijn ingelezen in het systeem. Daarmee komt een groot deel van het tijdrovende archiverings-, zoek-, knip- en plakwerk te vervallen.
Financiële voordelen: een debiteurenbeheer software stelt u in staat om de gehele quote to cash cycle te structureren en optimaliseren, wat tot de volgende meetbare financiële voordelen zal leiden.

Verbetering DSO: door een gerichte benadering zal het gemiddeld aantal dagen dat een factuur openstaat worden verlaagd, wat zich terug laat zien in geld.
Verbetering klantrelatie: door de tijdsbesparing die u terugwint met geautomatiseerde processen, heeft u meer tijd om (proactief) met uw klanten om te gaan en aan uw klantrelatie te werken. Doordat u het contact goed onderhoud, zult u tevens het aantal incassozaken sterk kunnen terugbrengen.
Verbetering cashflow: doordat u consequent en gericht handelt, zal dit leiden tot beter betalingsgedrag bij uw klanten waardoor facturen uiteindelijk sneller (bijtijds) betaald zullen worden. Dit heeft een positief effect op uw cashflow.

Organisatorische voordelen: als u de beslissing maakt om met een debiteurenbeheer software te gaan werken, maakt u feitelijk de beslissing om procedures en richtlijnen vast te gaan leggen (automatiseren). Doordat er een duidelijke vastlegging is van zaken, worden medewerkers gestimuleerd om volgens procedures te gaan werken. Denk bijvoorbeeld aan behandelschema’s (wanneer verstuurt u welke brief naar welke klant) of door wie er contact moet worden opgenomen met een klant. Deze duidelijkheid versterkt de interne en externe communicatie. Ook brengen procedures als voordeel met zich mee dat mensen weten wat er van hen verwacht wordt. Hierdoor kunt u hen makkelijker aansturen en kunt u samen de manier van werken continu verfijnen en optimaliseren.
Commerciële voordelen: doordat een debiteurenbeheer software de mogelijkheid biedt om relevante informatie gericht in uw organisatie te verspreiden, komt dit sneller bij de juiste persoon terecht. Al deze inspanningen zijn er uiteindelijk op gericht om beter en sneller (samen) te werken. U kunt er bijvoorbeeld in een debiteurenbeheer software ook voor kiezen om een klantsegmentatie te maken. Door klanten in groepen of risicoprofielen in te delen, kunt u voor iedere klant een op maat gemaakte behandeling toepassen. Denkt u bijvoorbeeld aan profielen met verschillende kredietlimieten of de wijze (e-mail, telefonisch of SMS) waarop u met uw klant communiceert.

Wil je meer weten over de mogelijkheden van debiteurenbeheer software? Lees dan ook: “Credit management software voor optimale interne processen”. U kunt ook een demo aanvragen voor de debiteurenbeheer software TRUST IT of contact met ons opnemen via telefoonnummer 088-9955180.

Geschreven door:

TKB

Wij helpen jou met het verbeteren van je credit management processen. Samen bepalen wij de beste weg voor het realiseren van positieve resultaten en klantbehoud.