Skip to content

Effectief debiteurenbeheer: de goedkoopste weg naar werkkapitaal en cashflow

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Het succes van jouw onderneming is meer dan alleen het vinden van nieuwe klanten. Het grotere geheel van succes heeft ook te maken met cashflow en liquiditeit. Facturen die te lang openstaan (DSO) hebben impact op de continuïteit en groei van jouw bedrijf, omdat het belangrijk is dat er voldoende cash aanwezig is om investeringen te kunnen doen. Daarom is het van belang dat je het debiteurenbeheer effectief inricht. Een goed ingericht debiteurenbeheer is de goedkoopste weg naar werkkapitaal en een goede cashflow. In deze blog delen we 5 tips die jou kunnen helpen om het debiteurenbeheer efficiënter, effectiever en gestructureerder te maken.

Wanneer spreek je van een efficiënt en effectief ingericht debiteurenbeheer?

Met een goed debiteurenbeheer ondervang je het hele traject: het order acceptatietraject, kredietwaardigheidscheck, kredietbeheer, facturering, betalingsopvolging en eventuele incasso. In feite spreken we hier van een proactief debiteurenbeheer of creditmanagement. Door het traject inzichtelijk te hebben, weet je met welke klanten je zakendoet en onder welke voorwaarden. Ook heb je inzicht hoe je jouw uitgaande facturen sneller en efficiënter kunt opvolgen en weet je welke stappen er worden ondernomen als een klant niet bijtijds betaalt. Al deze zaken hebben impact op jouw DSO, de klantrelatie en uiteindelijk op de bedrijfsvoering. Onderstaande tips helpen je om verbetering aan te brengen in jouw debiteurenbeheer.

Tips die helpen om verbetering aan te brengen in het debiteurenbeheer

Tip 1: ken je klanten

Het is belangrijk om te weten met wie je zakendoet. Daarom helpt een kredietwaardigheidscheck voordat een nieuwe klant onderdeel gaat uitmaken van jouw debiteurenbeheer. Daarna zorg je dat je jouw klanten in profielen indeelt, op basis van risico’s in segmenten. Op deze manier zorg je ervoor dat je de betalingsvoorwaarden en facturatieopvolging specifiek inricht en dat er een objectieve maatstaf wordt aangebracht in jouw proces, welke wordt vertaald naar de voorwaarden. Zorg dat er een schriftelijke vastlegging is van de betalingsvoorwaarden.

De levenscyclus van een klant is niet altijd hetzelfde. Wij adviseren dan ook om je klantenportefeuille te blijven herzien en op te volgen. Door het gehele proces te automatiseren zorg je dat er geen fouten worden gemaakt en het proces eenduidig en efficiënt kan verlopen. Een debiteurenbeheer software helpt je een geautomatiseerd proces in te richten en te hanteren.

Lees ook: “Debiteurenbeheer software: 3 redenen waarom het onmisbaar is”

Tip 2: maak duidelijke afspraken

Op basis van de toedeling van profielen, heb je de betalingsvoorwaarden vastgelegd. Het is belangrijk dat de klant ook weet welke voorwaarden jij hanteert en jij het hen zo gemakkelijk mogelijk maakt om te betalen. Door duidelijkheid te creëren op de factuur ontstaat er geen verwarring. Een factuur zou de volgende informatie moeten bevatten:

  • Het bedrag en de uiterlijke betaaldatum
  • Bankrekeningnummer en betaalgegevens
  • De betaalmogelijkheden: bied je bijvoorbeeld de mogelijkheid aan om via een link te betalen of met een QR-code, vermeld dit dan op de factuur.

Tip 3: blijf kort op de bal zitten

Wanneer een klant niet betaalt is het belangrijk om proactief te informeren of de klant de factuur heeft ontvangen. Daarnaast is het belangrijk om direct een betalingsherinnering te versturen met de mogelijkheid tot betalen. Wees niet bang om de klant te herinneren aan de afspraken die jullie samen hebben gemaakt. Door te zorgen voor een gestructureerd en duidelijke factuuropvolging, zorg je dat jouw factuur niet onderaan de stapel belandt. Dit is essentieel in het volledige debiteurenbeheer.

Lees ook: “klanten met een betalingsachterstand”

Tip 4: zorg voor een geautomatiseerd proces

Facturatieopvolging is een tijdrovend proces. Door het inzetten van een debiteurenbeheer software bespaar je tijd en energie en zorg je dat je jouw klanten zo specifiek mogelijk kunt benaderen. Ook helpt de software je om (vroegtijdig) te signaleren dat een klant problemen heeft met het voldoen van de betalingsverplichting. Je kan hierdoor bijtijds acties uitzetten om samen met de klant te zoeken naar een oplossing en niet af te wachten.

Tip 5: zorg voor een klantvriendelijk debiteurenbeheer

Onderhoud goed contact met jouw klanten. Door een warme relatie en duidelijke afspraken, zorg je dat je vooraan staat wanneer er betalingen moeten worden gedaan. Zij zullen problemen willen vermijden en baat hebben bij een vroege betaling. Merk je dat een factuur toch te lang blijft liggen? Zorg dan dat je hulp inschakelt van een incassobureau dat gespecialiseerd is om met de juiste tone of voice te zorgen dat betalingen worden verricht. Des te langer je wacht, des te groter het risico dat de factuur uiteindelijk niet wordt voldaan.

Hulp nodig?

Hulp nodig bij het optimaliseren van jouw debiteurenbeheer? Of ben je benieuwd hoe credit management software jou kan helpen om het debiteurenbeheer te automatiseren? Vraag een (digitaal) adviesgesprek aan of bel ons op 088-9955180. We helpen je graag verder!

Geschreven door:

Meer inspiratie

TKB magazine

MEER CASES EN KLANTERVARINGEN TERUGLEZEN?

Download ons 30 jaar jubileum magazine

Ontdek het met de gratis demo

Zien is geloven. Daarom kunt u TRUST IT gratis en vrijblijvend ontdekken en ervaren. In een online call laten we u zien hoe onze applicatie werkt en geven we u een demo. Nieuwsgierig? Vraag ‘m aan door uw gegevens in te vullen en we nemen zo snel mogelijk contact met u op.

Incasso dossier indienen? Lees hier wat u kan doen