Skip to content

Hoe ga je om met diversiteit in je debiteurenportefeuille?

Leer van Maandag®
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Maandag® is in 1989 opgericht als eenmanszaak en is ruim 30 jaar later dé detacheerder in de publieke sector. Met meer dan 3.500 medewerkers zet Maandag® zich dagelijks in binnen de zorg, het onderwijs en de overheid. Door snel in te spelen op veranderende omstandigheden en tijdelijke oplossingen te bieden worden deze drie belangrijke sectoren draaiende gehouden. Flexibiliteit en improviseren zijn de kernwoorden om hier goed mee om te gaan. Vinden deze woorden ook een weg binnen alle afdelingen van Maandag®? Hoe gaat het bijvoorbeeld bij de afdeling debiteurenbeheer? In deze case vertelt Joyce Visser, manager Backoffice, ons meer over haar afdeling binnen Maandag®.

Maandag® heeft te maken met een grote diversiteit aan debiteuren: van scholen tot zorginstellingen en gemeenten. Al deze instellingen hebben hun eigen stroom van betalingen die zij moeten verrichten. “Scholen zijn bijvoorbeeld 6 weken dicht in de zomer en zorginstellingen lopen een vaste route af voordat er wordt betaald. Dit zorgt ervoor dat er maatwerk moet worden verricht”, vertelt Joyce.

Een tool voor maatwerk

Om maatwerk te kunnen verrichten is het belangrijk dat er binnen de afdeling debiteurenbeheer een onderscheid kan worden gemaakt tussen debiteuren. Dit is nodig om op het juiste moment de juiste actie uit te zetten, maar ook om risico’s goed in te kunnen schatten. “Bij organisaties zonder groot vangnet kan de betaling soms wat spannend zijn. Om hier op de juiste manier mee om te gaan sorteren wij onze debiteuren onder verschillende profielen. Het is belangrijk om hier flexibiliteit in te hebben, anders zou je voor alle relaties één werkwijze moeten hanteren.” Om verschillende werkwijzen te kunnen realiseren, en daarmee maatwerk te kunnen leveren, maakt Maandag® gebruik van de credit management software TRUST IT. In TRUST IT kun je bijvoorbeeld instellen dat de relaties van profiel A niet na 10 dagen worden gebeld, maar wel een automatische herinnering toegestuurd krijgen. Relaties onder profiel B worden juist wel na 10 dagen gebeld. Deze credit management software is tevens ook de basis van het debiteurenbeheer binnen Maandag®. De workload van de afdeling is in het dashboard van TRUST IT in één overzicht duidelijk.

Overzicht in het dashboard

Bij de start van de dag wordt direct de credit management software TRUST IT geopend. In het dashboard ziet de afdeling debiteurenbeheer direct wat er moet gebeuren: Wat is de status van de disputen? Met welke relatie moet er telefonisch contact worden opgenomen? Wanneer er een actie is uitgevoerd, wordt deze direct afgevinkt. “Ook onze collega’s van Whoohoo in België maken gebruik van TRUST IT. Zij hebben hun eigen omgeving met hun eigen acties. In één overzicht kunnen zij zien wat er gedaan moet worden”, zegt Joyce. Het komt met regelmaat voor dat Maandag® iets gewijzigd wil hebben in de TRUST IT omgeving: een veldtoevoeging, een tekstuele wijziging in de e-mailfactuur of een wijziging in de profielen. Via de helpdesk van TRUST IT kunnen maatwerk wijzigingen doorgegeven worden, welke op korte termijn aangepast worden.

In 5 stappen naar een succesvolle credit management tool

Detachering en Incasso

Naast het operationele contact met de helpdesk is Maandag® ook aanwezig geweest bij één van de kennissessies die vanuit TKB, waar TRUST IT onderdeel van is, zijn georganiseerd. In deze kennissessies werden de relaties van TKB zoals Maandag® uitgenodigd om met elkaar te sparren en in gesprek te gaan over debiteurenbeheer. Maandag® heeft ook regelmatig contact met een Business Consultant van TKB. In deze sessies wordt er meer diepgang gegeven in het systeem, de rapportages en de mogelijkheden. “Het laagdrempelige, informele contact vind ik fijn. Het is voor mij belangrijk dat er sprake is van een partnership. TKB denkt mee in hoe wij het systeem gebruiken en helpt ons om onze werkwijze steeds efficiënter in te richten. Circa twee jaar geleden hebben wij bijvoorbeeld ook gebruik gemaakt van twee detachanten van TKB die ons zijn komen ondersteunen tijdens piekmomenten”, vertelt Joyce.

Ook zijn er onderdelen binnen het debiteurenbeheer die Maandag® die zij liever uitbesteden, zoals het incasseren van langlopende achterstallige facturen (incasso’s). Hierbij is het altijd belangrijk dat de klantrelatie goed blijft en dat er op een manier wordt geïncasseerd die past bij de organisatie. De mensgerichte aanpak van TKB past bij Maandag® en het is natuurlijk handig dat de incasso’s via TRUST IT gemakkelijk kunnen worden overgedragen aan de incasso afdeling van TKB. “De flexibele schil in de verschillende diensten is erg prettig. TRUST IT als basis, en detachering en incasso wanneer het nodig is.”

Lees ook: ‘Volledige ontzorging en mooie resultaten in turbelente tijden’  

Wil je meer weten?

De credit management software TRUST IT ondersteunt Maandag® dagelijks bij een efficiënt debiteurenbeheer. Eveneens hebben detachanten van TKB tijdens piekperiodes gezorgd dat zij de periode goed doorkwamen, en voor de incasso’s schakelden zij makkelijk de incasso afdeling van TKB in. Wil jij net als Maandag® weten wat TKB voor jou kan betekenen? Vraag dan een (digitaal) adviesgesprek aan of bel ons op 088-9955180. We helpen je graag verder!

TKB magazine

MEER CASES EN KLANTERVARINGEN TERUGLEZEN?

Download ons 30 jaar jubileum magazine.