Skip to content

De ins en outs van debiteurenbeheer software

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Debiteurenbeheer software helpt je om grip te krijgen op jouw openstaande facturen en het debiteurenproces zo efficiënt mogelijk in te regelen. Goede debiteurenbeheer software is een randvoorwaarde om goed debiteurenbeheer te kunnen uitvoeren. Het biedt inzichten die je helpen bij het stroomlijnen en optimaliseren van je werkzaamheden maar ondersteunt daarnaast ook bij het maken van managementbeslissingen. In deze blogs lees je de ins en outs van debiteurenbeheer software.

Een belangrijke overweging om debiteurenbeheer software aan te schaffen is dat de kwaliteit van de dienstverlening naar jouw klanten wordt verbetert. Dit komt doordat er meer handelingen in minder tijd (efficiënter) kunnen worden uitgevoerd, er een beter en sneller resultaat is (effectiever) en werkzaamheden meer gestructureerd en consequent kunnen worden uitgevoerd.

Welke operationele voordelen heeft debiteurenbeheer software?

Een debiteurenbeheer software heeft diverse operationele voordelen. We zetten de belangrijkste drie voor je op een rij:

  1. Automatische actielijsten: in debiteurenbeheer software worden actielijsten automatisch gegenereerd. Je ziet exact welke facturen er nog open staan, welke acties er zijn ondernomen en welke nog moeten worden ondernomen. Doordat actielijsten automatisch worden gegenereerd, kan er meer werk worden verricht door minder mensen. Research en planning hoeft namelijk niet meer handmatig te worden gedaan.
  2. Inzicht: debiteurenbeheer software geeft inzicht in rapportages, betalingsregelingen en openstaande posten. Je hoeft niet meer alle resultaten en statistieken handmatig op te zoeken en te analyseren. De gewenste rapportages worden door één druk op de knop weergegeven.
  3. Geen zoek-, knip- en plakwerk meer: indien je nog geen gebruik maakt van debiteurenbeheer software, werk je mogelijk nog met een overzicht in Excel, maak je een to-do-list in Word, verstuur je e-mails via Outlook en maak je door middel van kopiëren/plakken notities in het klantsysteem. Deze systemen zijn niet integraal aan elkaar gekoppeld. Met een debiteurenbeheer software is dit allemaal ingelezen in het systeem. Dit zorgt ervoor dat een groot deel van de tijdrovende archiverings-, zoek-, knip- en plakwerk komt te vervallen.

Debiteurenbeheer software biedt inzicht aan het management

Voor het management kan debiteurenbeheer software ondersteuning bieden in het maken van beslissingen. Doordat de software inzicht geeft in debiteurenprocessen, helpt het bij het analyseren waar nog ruimte is voor verbetering om het proces beter te stroomlijnen en optimaliseren. Met overzichtelijke rapportages kan de voortgang bijgehouden worden en heb je als management inzichtelijk of KPI’s al dan niet gehaald worden.

Lees ook: “Waarom je ook nu zou moeten blijven investeren in efficiency?”

Hoe zorgt debiteurenbeheer software voor het verbeteren van de DSO?

Wanneer facturen niet worden betaald of het debiteurenbeheer inadequaat wordt uitgevoerd, loopt de eigen organisatie een groter risico om niet meer aan de eigen betalingsverplichtingen te kunnen voldoen. Een debiteurenbeheer software structureert en optimaliseert de gehele quote-to-cash-cycle wat tot meetbare financiële voordelen kan leiden.

Doordat automatische workflows helpen bij het consequent en gericht handelen kunnen er verbeteringen doorgevoerd worden in het betalingsgedrag van klanten. Zo helpen de workflows bij het verbeteren van de DSO, doordat het gemiddeld aantal dagen dat een factuur openstaat wordt verlaagd. Facturen die sneller en bijtijds betaald worden hebben een positief effect op de eigen cashflow, wat noodzakelijk is voor het waarborgen van de eigen liquiditeit.

Lees ook: “Uw debiteuren slimmer en efficiënter opvolgen door het gebruik van debiteurenbeheer software”

Debiteurenbeheer software TRUST IT

TRUST IT is de debiteurenbeheer software van TKB.  TRUST IT heeft als unieke feature de optie ‘zelfbeoordeling’. Dit is een risico inschatting die wordt bepaald op basis van voorgaande ervaringen met de eigen klanten. Hiermee kun je zelf de kredietwaardigheid van een debiteur beoordelen en ben je daardoor minder afhankelijk van een kredietverzekeraar.

Op de achtergrond van de software wordt er een matrix gedraaid. Bij de functie ‘dispuut escalatie’ wordt er zodoende een escalatie procedure in gang gezet wanneer de software herkent dat het nodig is. Zo worden disputen continu automatisch gemonitord en worden ze sneller opgelost.

De functie ‘meldingsplicht’ inzicht in je debiteuren. Met deze functie wordt bijtijds een melding gegeven wanneer je een slecht betalende klant moet melden bij een kredietverzekeraar. Het helpt om tot die tijd de ruimte te hebben om het dispuut op te lossen.

Aan de slag met debiteurenbeheer software!

Benieuwd naar de mogelijkheden van debiteurenbeheer software? Vraag een demo aan voor de debiteurenbeheer software TRUST IT of neem contact met ons opnemen via telefoonnummer 088-9955180.

TKB magazine

MEER CASES EN KLANTERVARINGEN TERUGLEZEN?

Download ons 30 jaar jubileum magazine

Incasso dossier indienen? Lees hier wat u kan doen