Credit management, Inspiratie

Het seizoen staat stil. Jouw debiteurenportefeuille niet.

Credit management, Inspiratie
Leestijd: 2 min

Jij weet wanneer het komt. Jij kent het patroon. En toch is het elk jaar weer een gevecht. Seizoensinvloeden op debiteuren in de bouw zijn voor iedereen voorspelbaar, en juist daarom gevaarlijk: omdat de organisatie om je heen ze als normaal beschouwt. Het is de bouwvak. Het vriest. Het is altijd zo. En dus is er geen reden tot alarm, ook niet als jouw openstaande posten oplopen, debiteuren niet reageren en de maning die je verstuurt verdwijnt in een vacuüm van twee weken collectieve afwezigheid.

Dat is het seizoen in de bouwtoeleverantie. Voorspelbaar voor iedereen. Beheersbaar voor wie het onderscheid maakt tussen het seizoen als oorzaak en het seizoen als excuus.

De bouwvak: twee weken stilstand, weken aan nawerking

De bouwvak duurt twee weken. De impact op jouw portefeuille duurt langer. Een debiteur die normaal op 30 dagen betaalt, betaalt in en rond de bouwvak op 45 of 50 dagen. Niemand vraagt daarvoor uitstel. Niemand belt om het te melden. Het gebeurt gewoon, omdat iedereen weet dat het zo gaat en niemand zich er iets van aantrekt.

Een maning die je verstuurt in de week voor of tijdens de bouwvak, belandt bij een organisatie die op slot zit. Er is niemand die opneemt, niemand die reageert. En als de sector twee weken later weer opstart, heeft jouw maning de status van een brief die ergens op een stapel ligt tussen twee weken ongelezen mail.

Maar dat is niet het zwaarste deel. Het zwaarste deel is wat er gebeurt als de sector weer opstart. Dan komen niet alleen de nieuwe orders binnen. Dan komt ook de achterstand. Alles wat tijdens de stilstand is blijven liggen, komt tegelijk op je af. Openstaande posten die opvolging nodig hebben. Debiteuren die nu weer bereikbaar zijn maar een agenda hebben die vol zit met opstartproblemen. Dossiers die escalatie nodig hebben maar waarbij je twee weken te laat bent. En de druk komt van alle kanten tegelijk.

Vorstverlet: minder dan vroeger, maar nog steeds een factor

Vorstverlet is door betere bouwtechnieken en overdekte bouwmethoden een minder dominant fenomeen geworden dan het ooit was. Maar volledig verdwenen is het niet. Een aanhoudende vorstperiode legt nog steeds bouwactiviteiten stil, met name bij grondwerk, metselwerk en buitenafwerking.

Een aannemer die door vorst onverwacht stil komt te liggen, heeft geen omzet maar wel doorlopende kosten: personeel, materieel, financieringslasten. Zijn cashflow staat tijdelijk onder druk en hij zoekt naar ruimte. Jouw factuur is zo’n ruimte. Geen leveringsrisico, want het seizoen ligt stil. En de kans dat jij intern alarm slaat over een betalingsachterstand die iedereen als vorstverlet bestempelt, is klein.

Wat jij niet weet, is of dit tijdelijk is. Een aannemer die door vorst tijdelijk krap zit, betaalt als het seizoen weer opstart. Maar een aannemer die al voor de vorst financieel onder druk stond, gebruikt het vorstverlet als dekmantel. Van buiten ziet het er hetzelfde uit.

Het najaar: het seizoen als masker

In oktober en november beginnen debiteuren in veel portefeuilles te rekken. Niet overal even uitgesproken, dat hangt af van de samenstelling van jouw klantenbestand. Een leverancier die sterk afhankelijk is van een handvol grote aannemers voelt dit harder dan een leverancier met een gediversifieerde portefeuille van aannemers én particulieren. Maar het patroon is herkenbaar voor wie ermee werkt.

Projecten lopen af, nieuwe projecten starten niet meer op voor het nieuwe jaar en aannemers beheren hun cashflow voor de winterstop. Betalingen worden trager. Niet dramatisch, niet alarmerend, maar consistent. Intern heet dat: het is het seizoen. Normaal. Verwacht. Geen reden tot alarm. En daar zit precies het gevaar.

Het onderscheid dat alles bepaalt

De debiteur die in het najaar rekt omdat het seizoen stil is, is een fundamenteel ander geval dan de debiteur die rekt omdat zijn bedrijf al maanden onder druk staat. Van buiten ziet het er hetzelfde uit. In jouw systeem ziet het er hetzelfde uit. Maar de uitkomst is totaal verschillend. De eerste betaalt in het voorjaar. De tweede heeft het seizoen gebruikt als dekmantel voor een probleem dat hij al veel langer met zich meedroeg.

Dit onderscheid maken is het moeilijkste en het belangrijkste wat je in het najaar doet. Het vraagt om meer dan betalingsgedrag alleen. Het vraagt om inzicht in de projectenportefeuille van je debiteur, in zijn afhankelijkheid van een of twee grote opdrachtgevers, in signalen die buiten jouw systeem zichtbaar zijn maar die jij moet ophalen. En als je dat onderscheid intern wilt verdedigen, moet je opboksen tegen de collectieve overtuiging dat dit gewoon het seizoen is. Tot het voorjaar aanbreekt. En blijkt dat het toch geen seizoen was.

Wat wij herkennen

In de dossiers die bij ons binnenkomen zien wij elk jaar een consistent patroon. Net voor de bouwvak een eerste golf van credit managers die zaken willen afronden voor de stilstand. Direct erna een tweede golf van portefeuilles die tijdens de stilstand zijn opgelopen. En in het najaar de grootste instroom, van dossiers waarbij het seizoen te lang als verklaring heeft gediend voor wat uiteindelijk een structureel probleem bleek.

Het seizoen als oorzaak lost zichzelf op. Het seizoen als excuus niet. Wij weten het verschil, en wij staan naast de credit manager die dat verschil intern probeert te maken, ook als hij die strijd niet altijd wint. Lees hoe wij de bouwtoeleverantie ondersteunen of leg een oplopend dossier aan ons voor.

Geschreven door:

TKB

Wij helpen jou met het verbeteren van je credit management processen. Samen bepalen wij de beste weg voor het realiseren van positieve resultaten en klantbehoud.