- Inspiratie
- Leestijd: 2 min
De zomer staat voor de deur en dat betekent dat velen van ons uitkijken naar een welverdiende vakantie. Als financial weet je echter dat het werk niet stopt, zelfs niet als je aan het genieten bent van de zon. Een aspect dat vaak onderbelicht blijft tijdens de vakantieperiode, is het debiteurenbeheer. Onbetaalde facturen kunnen immers een grote impact hebben op de cashflow van je bedrijf. Met de juiste voorbereidingen kun je echter ook tijdens je vakantie de controle houden over je debiteurenbeheer. In deze blog delen we tips om je op weg te helpen.
1. Automatiseer je processen
Een van de beste manieren om je debiteurenbeheer soepel te laten verlopen tijdens je afwezigheid is door zoveel mogelijk processen te automatiseren. Dit kan bijvoorbeeld door het instellen van automatische betalingsherinneringen via je boekhoudsoftware. Zo zorg je ervoor dat klanten herinneringen blijven ontvangen, zelfs als jij niet op kantoor bent.
2. Maak gebruik van debiteurenbeheer software
Speciale debiteurenbeheer software kan een enorme hulp zijn bij het stroomlijnen van je processen. Deze software biedt vaak functies zoals automatische betalingsherinneringen en rapportages. Met de juiste software kun je ook eenvoudig inzicht krijgen in de status van je openstaande facturen en snel actie ondernemen waar nodig. Dit geeft je de gemoedsrust dat alles onder controle is, zelfs als je er niet bent.
3. Stel duidelijke betaalvoorwaarden
Voordat je op vakantie gaat, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat al je klanten op de hoogte zijn van de betalingsvoorwaarden. Heldere en strikte voorwaarden kunnen ervoor zorgen dat betalingen sneller en efficiënter worden afgehandeld. Zorg ervoor dat deze voorwaarden duidelijk vermeld staan op je facturen en communiceer ze waar nodig nogmaals naar je klanten.
4. Maak een planning voor je team
Als je een team hebt dat je debiteurenbeheer ondersteunt, zorg er dan voor dat zij precies weten wat er van hen verwacht wordt tijdens jouw afwezigheid. Stel een gedetailleerde planning op waarin taken en verantwoordelijkheden duidelijk zijn verdeeld. Zo voorkom je dat er belangrijke zaken blijven liggen en dat je bij terugkomst voor verrassingen komt te staan.
5. Blijf bereikbaar (indien nodig)
Hoewel het verleidelijk is om volledig offline te gaan tijdens je vakantie, kan het verstandig zijn om bereikbaar te blijven voor noodgevallen. Dit betekent niet dat je constant je e-mail hoeft te checken, maar zorg ervoor dat je team en belangrijke klanten weten hoe ze je kunnen bereiken in geval van dringende zaken. Dit kan via een speciale e-mail of telefoonnummer die je alleen gebruikt voor urgente zaken.
6. Plan vooruit
Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg ervoor dat je ruim van tevoren begint met het plannen van je debiteurenbeheer voor de vakantieperiode. Stuur bijvoorbeeld enkele weken voor je vertrek al een reminder naar klanten met openstaande facturen. Zo geef je hen voldoende tijd om te betalen voordat jij met vakantie gaat.
7. Overweeg tijdelijke versterking
Als je verwacht dat er tijdens je vakantie veel werk blijft liggen op het gebied van debiteurenbeheer, overweeg dan om tijdelijke versterking in te schakelen. Een credit management professional kan je ondersteunen bij het opvolgen van betalingen en het beantwoorden van klantvragen. Deze experts hebben diepgaande kennis en ervaring en kunnen snel aan de slag, zonder dat er tijd verloren gaat aan inwerken. Zo kun je met een gerust hart op vakantie gaan.
Lees ook: ‘Het verbeteren van jouw debiteurenafdeling‘
Conclusie
Een goede vakantievoorbereiding stopt niet bij het inpakken van je koffer. Door tijdig en effectief maatregelen te nemen, kun je ervoor zorgen dat je debiteurenbeheer ook tijdens jouw afwezigheid op rolletjes loopt. Automatiseer waar mogelijk, maak gebruik van debiteurenbeheer software, stel duidelijke betaalvoorwaarden, en zorg voor een goede planning binnen je team. Zo kun je met een gerust hart genieten van je vakantie, wetende dat je bedrijf financieel gezond blijft.
Sparren?
Wil je sparren hoe je jouw debiteurenafdeling naar een hoger niveau kan brengen? Of ben je benieuwd wat een interim credit management expert voor jou kan betekenen? Vraag een vrijblijvend adviesgesprek aan of bel ons op 020-896 5100. We helpen je graag verder!
Geschreven door:
TKB
Wij helpen jou met het verbeteren van je credit management processen. Samen bepalen wij de beste weg voor het realiseren van positieve resultaten en klantbehoud.
Meer inspiratie
Download onze whitepaper:
Hoe credit management software u helpt bij procesoptimalisatie
