Drukte door eindejaar facturatie? Met deze 6 tips voorkom je de stress!
- Incasso, Inspiratie, Strategie & beleid
- Leestijd: 3 min
Het einde van het jaar komt in zicht. Voor velen staat de maand december in het teken van ontspannen vakantiedagen en knusse festiviteiten. Voor financials en credit managers daarentegen maakt een chaotische periode haar intrede die veelal gepaard gaat met een hoop stress. De eindejaar facturatie staat namelijk met rode blokletters op de kalender geschreven. Stress is het laatste waar je op zit te wachten, jouw boekhouding verdient alle aandacht en zorg. Deze stress is wat ons betreft volkomen onnodig, mits je je met de juiste middelen voorbereid. In deze blog delen we 6 tips die je kunnen helpen om stress te voorkomen.
1. Zorg voor voldoende bezetting
Het lijkt misschien een open deur, maar het komt nog geregeld voor dat bedrijven te laat starten met het organiseren van voldoende geschoolde debiteurenbeheerders of kwalitatief goede creditmanagers gedurende de periode van de eindejaar facturatie. Stel jezelf daarom op tijd de vraag: Heb je voldoende collega’s die de inkomende telefonie en disputen kunnen afhandelen? En, misschien nog wel belangrijker, zijn zij bekwaam genoeg om disputen aan te nemen?
Wanneer je goed extra handjes kunt gebruiken, dan zouden één of meerdere detachanten een optie kunnen zijn. De kosten die extra mankracht met zich meebrengt betalen zich uiteindelijk uit doordat je met voldoende handjes zoveel mogelijk eindejaarsfacturen betaald krijgt. Win – win!
2. Stel een vaste werkwijze op
Waar jaarfacturen worden verstuurd ontstaat verweer. In alle soorten en maten. Er zijn altijd wel een paar topics die jaar in jaar uit terugkeren. Haal hier je voordeel uit! Stel een document op waarin je de werkwijze vastlegt en voeg hier de meest gestelde vragen met gewenste antwoorden aan toe. Een soort eindejaars FAQ. Op deze manier zorg je ervoor dat collega’s uniform naar debiteuren communiceren en blijft veel tijd en energie bespaard voor andere werkzaamheden. Verspreid het document tijdig onder je collega’s zodat zij volledig op de hoogte zijn van alle belangrijke topics voordat de jaarfacturen uitgestuurd worden.
3. Identificeer risico’s
Als credit manager is het van groot belang om inzicht te hebben in welke debiteuren een risico vormen voor een organisatie. Het gebruiken van een credit management software helpt bij het verschaffen van data en statistieken om deze inzichten te verkrijgen. Vergaarde data helpt namelijk bij een gefundeerd beeld krijgen van specifieke klanten, om op basis van deze ervaringen toekomstige risico’s te kunnen beperken.
Wanneer je de kredietwaardigheid van een debiteur inzichtelijk hebt, kun je als credit manager beoordelen met welke debiteuren je een groter risico loopt, hoe prestaties vervolgens verbetert kunnen worden, en hoe risico’s daarmee verminderd of zelfs vermeden kunnen worden.
4. Kondig wijzigingen tijdig aan
Is er sprake van indexering? Of wijzigt er iets in de voorwaarden die gevolgen hebben voor jouw debiteuren? Zorg er dan voor dat debiteuren hier tijdig van op de hoogte gebracht worden, zowel per post als per mail. Op deze manier weten zij wat hen te wachten staat en voorkom je onaangename verrassingen.
5. Focus op klanttevredenheid en klantbehoud
Een grote toegevoegde waarde van een credit manager zit in het behouden en verhogen van klanttevredenheid. Als credit manager kun je gesprekken met een klant op een dusdanige manier aangaan dat er oplossingen worden gevonden zonder de relatie te schaden. Een belangrijk aspect hierin is maatwerk: oplossingen vinden voor de specifieke situatie van de klant, omdat je weet met wie je spreekt.
Je verhoogt hiermee de klanttevredenheid wat kan leiden tot klantbehoud. Ook in het nieuwe jaar wil je graag dat klanten gebonden blijven aan je organisatie. In het laatste kwartaal is het dan ook van belang om een proactieve houding aan te nemen in het onderhouden van je klantrelaties. Bij het verhogen van de klanttevredenheid, verhoog je namelijk meteen de kans dat een klant ook in het nieuwe jaar trouw blijft aan jouw organisatie.
6. Sociaal incasseren
Op het moment dat een klant na herhaling een openstaande factuur niet voldoet, is het lastig om het gesprek met de klant aan te gaan ‘waarom’ deze nog niet is voldaan. Waarschijnlijk is het proces op jouw afdeling zo ingeregeld dat je de factuur na herhaling ook dient over te dragen naar een incassobureau. Wanneer de factuur gericht is aan een goede klantrelatie kan het spannend zijn dat de factuur wordt overgedragen, omdat er vervolgens uit naam van een incassobureau contact wordt opgenomen. Echter hoeft dit niet spannend te zijn wanneer je weet dat er goed voor jouw klantrelatie wordt gezorgd. Sociaal incasseren zijn hierbij de kernwoorden. Binnen TKB weten wij dat een harde en dwingende toon niet helpt bij het oplossen van openstaande facturen, maar dat het belangrijker is om écht het gesprek aan te gaan met de klant.
Hulp nodig?
Wil je sparren wat jou kan helpen om het jaar goed af te sluiten of kunnen wij je op een andere manier helpen? Plan dan een vrijblijvend adviesgesprek in of bel ons via 088 – 99 55 180.
Geschreven door:
TKB
Wij helpen jou met het verbeteren van je credit management processen. Samen bepalen wij de beste weg voor het realiseren van positieve resultaten en klantbehoud.
Meer inspiratie
