Skip to content

Hoe een incassobureau de klanttevredenheid kan optimaliseren

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Het opvolgen van openstaande facturen blijft een grote uitdaging. In tijden van crisis wordt de klantrelatie vooropgesteld. Anderzijds is het net zo belangrijk dat openstaande facturen worden voldaan. Wat gebeurt er wanneer een goede relatie zijn facturen na herhaling niet voldoet? Het uitbesteden van de facturen naar een incassobureau kan op dat moment voelen als ‘het einde van de relatie.’ Echter, wanneer een incassobureau dit op de juiste manier opvolgt draagt het juist bij aan een goede klantrelatie. Uiteindelijk is het in de meeste gevallen zo dat een debiteur netjes wil betalen en zit er vaak een andere reden achter dat facturen (nog) niet zijn voldaan. Door gebruik te maken van de expertise van een incassobureau, wordt er gezorgd voor een win-winsituatie: de openstaande factuur wordt voldaan, en de klantrelatie wordt goed onderhouden of zelfs verbeterd. In deze blog vertellen we hoe de klanttevredenheid geoptimaliseerd wordt door gebruik te maken van de juiste expertise.

Sociaal incasseren in tijden van crisis

Op het moment dat een klant na herhaling een openstaande factuur niet voldoet, is het lastig om het gesprek met de klant aan te gaan ‘waarom’ deze nog niet is voldaan. Waarschijnlijk is het proces op jouw afdeling zo ingeregeld dat je de factuur na herhaling ook dient over te dragen naar een incassobureau. Wanneer de factuur gericht is aan een goede klantrelatie kan het spannend zijn dat de factuur wordt overgedragen, omdat er vervolgens uit naam van een incassobureau contact wordt opgenomen. Echter hoeft dit niet spannend te zijn wanneer je weet dat er goed voor jouw klantrelatie wordt gezorgd. Sociaal incasseren zijn hierbij de kernwoorden. Binnen TKB weten wij dat een harde en dwingende toon niet helpt bij het oplossen van openstaande facturen, maar dat het belangrijker is om écht het gesprek aan te gaan met de klant.

Lees ook: “klanten met een betalingsachterstand”

Hoe incassobureau TKB zorgt voor maatwerk

Geen enkele debiteur is hetzelfde. Hierdoor is het belangrijk dat ieder dossier apart in behandeling wordt genomen. Bij TKB doen wij dit door altijd het gesprek aan te gaan met de debiteur en te achterhalen wat de reden is dat er nog niet is betaald. Door duidelijk te communiceren is het voor beide partijen helder wat er gaande is, wat de volgende stappen zullen zijn en zo samen tot een oplossing te komen. Een oplossing kan bijvoorbeeld zijn dat er ruimte wordt geboden voor een betalingsregeling. Door gebruik te maken van de expertise van een incassobureau kan deze inschatting snel worden gemaakt en zal dit de klantrelatie niet schaden maar juist optimaliseren. Ook de klant wil uiteindelijk netjes betalen om gebruik te blijven maken van de diensten die hij afneemt.

Contact onderhouden

Wanneer het incassobureau met de klant samen tot een oplossing is gekomen, is het belangrijk dat het proces goed wordt gemonitord en het contact met de klant wordt onderhouden zodat hij op de afspraak wordt geattendeerd. Uit ervaring is gebleken dat brieven en e-mails vaker onder op de stapel belanden waardoor het slimmer kan zijn om eerst telefonisch contact te zoeken. Dit zorgt ook voor extra persoonlijk contact. TKB neemt hierbij in acht dat de klant zich gesteund voelt door het incassobureau in plaats van onder druk gezet. Op deze manier zal hij sneller meewerken en zal dit ook bijdragen aan het optimaliseren van de klanttevredenheid. Immers zal de klant het prettige gesprek niet vergeten terwijl een brief of een e-mail nietszeggend kan zijn.

Ervaringen met incassobureau TKB

Bij TKB hebben wij meer dan 30 jaar ervaring op het gebied van incasso. Feenstra is één van de bedrijven waar TKB een samenwerking mee heeft op dit gebied. Zij beschrijven TKB als “betrouwbaar, doet wat er gezegd wordt, rechttoe rechtaan, goede sparringpartner, korte lijntjes en een fijne informele samenwerking”. Wil je meer weten over deze samenwerking? Lees dan ook “een inkijkje op de debiteurenafdeling van Feenstra”.

Uiteraard kan je ook direct een vrijblijvend adviesgesprek aanvragen of contact met ons opnemen via telefoonnummer 088-9955180.

Optimalisatie van het financiele proces

Download onze whitepaper:

Optimalisatie van het financiële proces

Ontdek het met de gratis demo

Zien is geloven. Daarom kunt u TRUST IT gratis en vrijblijvend ontdekken en ervaren. In een online call laten we u zien hoe onze applicatie werkt en geven we u een demo. Nieuwsgierig? Vraag ‘m aan door uw gegevens in te vullen en we nemen zo snel mogelijk contact met u op.