2020 het jaar van slimmer creditmanagement
Debiteurensoftware als glazen bol?
- Credit management, Inspiratie
- Leestijd: 3 min
In een tijdperk waarin mens en technologie steeds slimmer worden is het belangrijk om als credit manager mee te bewegen met trends die de digitale revolutie met zich meebrengt. Digitalisering laat namelijk ook haar sporen na in het werkveld van een credit manager. Ten opzichte van jaren geleden is niet alleen het belang van optimaal credit management nu duidelijker, bovendien verschuift de rol van credit manager geleidelijk naar die van quality manager. Wat gaat de toekomst ons brengen? Zal debiteurenbeheer software binnenkort als glazen bol fungeren en ons precies gaan vertellen wat the next best action is?
Dimitri Dinkgreve is Sales Manager bij TKB. Hij zit al flink wat jaren bij verschillende organisaties aan tafel om hen te adviseren over hoe zij hun credit management processen zo efficiënt mogelijk in kunnen richten en hoe TKB hen hierin kan ontzorgen. Wij vroegen hem naar zijn visie op credit management, de ontwikkelingen van de afgelopen jaren en nemen samen een kijkje in de toekomst.
Welke veranderingen heb jij de afgelopen jaren meegemaakt binnen het vak credit management?
Vroeger was een debiteurenbeheer een ondergeschoven kindje. De afgelopen jaren is het vak debiteurenbeheer steeds meer op de kaart gekomen. Dit geldt overigens voor het volledige credit management binnen een bedrijf. Men wist voorheen niet goed wat het inhield en er was vaak geen gekwalificeerd personeel beschikbaar. De noodzaak en invloeden van goed ingericht credit management zijn nu duidelijker. Men ziet nu in dat er beter personeel voor vrijgemaakt moet worden en dat er een goede beloning tegenover moet staan. Bovendien zijn we zelf ook efficiënter gaan werken: van houtje touwtje naar slim systeembeheer. Gemak dient de mens!
Met debiteurenbeheer werd vroeger vooral gefocust op de ‘rot’ klanten: klanten die slecht of helemaal niet betalen. “Een niet betalende klant is geen klant” was een veelgehoorde spreuk. Tegenwoordig wordt de customer journey steeds belangrijker. Deze journey is ontzettend waardevol, omdat je met debiteurenbeheer in de garage van een bedrijf zit. Je ziet precies waar jouw organisatie minder op scoort: waar zitten disputen, dus geld, vast? Zodra je deze punten inzichtelijk krijgt en elimineert, dan worden al jouw klanten tevredener. Je bedient hen zoals ze bedient zouden moeten worden.
In hoeverre verschilt de markt met 10 jaar geleden?
De intrede van het digitale tijdperk heeft veel meer mogelijk gemaakt. Debiteurenbeheer deed je vroeger alleen voor je niet betalende klanten. Maar waarom betalen zij niet? Het uitwijzen van een betaling wijst vaak op een probleem. Er wordt nu beter geluisterd naar de klanten, er is een beter bewustzijn en de noodzaak van optimaal debiteurenbeheer is nu duidelijker dan voorheen. Je kunt wel stellen dat debiteurenbeheer echt op de kaart is gekomen. Organisaties worden er beter op ingericht en de tarieven voor credit managers stijgen. Vroeger moest een debiteurenbeheerder voornamelijk administratief sterk zijn. Tegenwoordig red je het daar niet meer mee en moet hij of zij ook analytisch, communicatief én commercieel zijn.
Waar worstelen bedrijven vandaag de dag mee op het gebied van credit management?
Om te beginnen veroorzaakt credit management vaak een spanningsveld tussen Sales en Finance. Sales wil scoren, klanten binnenhalen, en denkt vaak niet goed na over de gezondheid van een samenwerking. Zodra de deal overgaat in een factuur staat de volgende worsteling voor de deur: data-entry. Welke gegevens ga je als debiteurenbeheerder missen of worden verkeerd ingevoerd in het systeem waardoor je er later last van krijgt? Zodra credit management software jou in staat stelt deze essentiële gegevens te registreren, dan scheelt dit een hoop werk en irritatie.
Daar is alweer het volgende punt: is het systeem waarin er wordt gewerkt toereikend genoegd? Bevat het de juiste velden en worden deze optimaal benut? Kun je als credit manager je werk uitvoeren in dit systeem? De meeste ERP systemen zijn niet gebouwd voor credit management. Het kan wel, maar het is als vlees snijden met een vork. Bovendien is de workflow vaak zeer beperkt. Vastlegging is ook een heel belangrijke. Vaak kan men wel een opmerking bij een factuur plaatsen, maar deze verdwijnt zodra de factuur betaald wordt. Hierdoor heb je geen enkele historie bij een klant.
Een ander belangrijk punt is dispuutregistratie- en escalatie: waar zit geld nu precies vast? Dit geldt ook voor betalingstoezeggingen- en regelingen en de bevestiging hiervan aan je debiteuren. De laatste, en belangrijkste misschien wel, is de uniformiteit. TRUST IT is zodanig ingericht dat tien verschillende medewerkers die voor eenzelfde opdrachtgever werken één uniforme uitstraling hebben, zowel voor interne als externe externe communicatie. Iedereen werkt met vaste templates, waar je uiteraard je eigen sausje overheen kunt gooien. Het loggen gaat uniform en wordt direct meegenomen in de rapportages. Deze voordelen ga je niet vinden in andere software. Goede credit management software vertelt je middels een planning- en agendering functionaliteit exact wat je moet doen op een dag. Naast de beperkingen van ERP systemen zien IT-afdelingen dikwijls de noodzaak niet in van credit management software. Dit kan worden ondervangen door hen tijdig aan te haken in het proces. Applicatiemanagers of IT-beheerders zien vaak veel beren op de weg, terwijl de hoeveelheid werk achteraf ontzettend meevalt. Hier hebben we interfaces en beschrijvingen voor. Bovendien begeleiden wij het volledige proces.
Tot slot worstelen veel partijen met hun overdracht aan incasso, terwijl je met twee klikken op de knop klaar kunt zijn. Het draait allemaal om de juiste data-overdracht aan je externe partij. Vervolgens hoor je inzicht en overzicht te verkrijgen in datgene wat je hebt uitbesteed. Bij TKB kunnen klanten meekijken met alles wat we doen. Door real-time inzicht te verschaffen in de dossiers blijven we transparant in het werk dat we verrichten. Gek genoeg zie je dit nog steeds niet overal. Kortom: Credit management en quality management gaan hand in hand. Wat je constateert bij credit management, kun met quality management verbeteren. Zodra je processen beter verlopen, gaat de klanttevredenheid omhoog en worden facturen sneller betaald.
“De meeste ERP systemen zijn niet gebouwd voor credit management. Het kan wel, maar het is als vlees snijden met een vork.”
Wat kunnen grote en kleine bedrijven van elkaar leren?
Wat ik vaak zie bij de kleinere ondernemingen is dat zij worstelen met het kunnen én durven inzetten van een toegewijde debiteurenbeheerder. Vaak heeft dit ook te maken met het budget dat beschikbaar is. Het komt geregeld voor dat er administratieve medewerkers worden aangewezen die daarnaast ook nog verantwoordelijk zijn voor de facturatie en bankverwerking. Wat is dan de minst leuke klus? Debiteurenbeheer. Vooral het bellen raakt snel in de vergetelheid. Door debiteurenbeheer parttime uit te voeren ligt de focus er vaak niet volledig op. Bij grote organisaties daarentegen is deze focus er wel, simpelweg omdat er vaak een toegewijd team aan kan werken. Dit wil echter niet altijd zeggen dat de processen soepel verlopen. De lijntjes zijn minder kort waardoor er onnodig veel vertraging op de lijn ontstaat. Voor grote bedrijven is het inzetten van software daarom van groot belang. Hoe ga je inzicht en overzicht verkrijgen in je disputenstroom? Hoe breng je vastzittend geld in kaart? Hoe groter de organisatie wordt, hoe langer de lijnen. De kunst zit hem in de korte lijnen, het snel oplossen van disputen. Kortom: Geef debiteurenbeheer de aandacht die het verdient.
Stel je voor dat jij morgen aan de slag gaat als credit manager, wat zou dan je eerste focus zijn?
Software neerzetten, zonder twijfel. En als er al software is: uitpluizen hoe de inrichting in elkaar zit. Software is een absolute musthave. Vervolgens maak ik een nulmeting, deze zul je ten allen tijden nodig hebben om te kijken waar je op dat moment als afdeling staat maar ook om de pijnpunten bloot te leggen. Zodra inzichtelijk wordt gemaakt waar geld vast zit en wat het DSO is ten opzichte van het afgegeven betaaltermijn dan kan er een business case worden opgezet. Het succes van je software is sterk afhankelijk van de manier waarop het gebruikt wordt. Is het personeel in staat om goed met de software te werken of zijn er extra trainingen vereist? Mocht het personeel bekwaam genoeg zijn en er is software aanwezig, dan zou ik het heersende beleid tegen het licht houden. Is dit ook mijn beleid als credit manager? Heb ik overhead? Is het wel verstandig om die acties te doen, of kunnen we hem er beter uit slopen? Hoe kan het nog efficiënter? In TRUST IT kun je exact zien welk resultaat er uit welke actie voorkomt. Aan de hand van ondersteunende rapportages kun je vervolgens gaan bepalen of de inrichting optimaal is. Doe ik het met de huidige bezetting of moet ik een stuk gaan outsourcen? Antwoorden op deze vragen gaat de software mij geven.
Men schrikt in eerste instantie vaak van de kosten voor implementatie van software. Wat is jouw visie hierop?
Het is een druppel op een hete plaat. Men ziet het bedrag en denkt: dat is een flinke investering. Mijn visie hierop is dat credit management zich software altijd laat terugbetalen. De prijs vergeet je, maar de kwaliteit blijft. Toch blijft het altijd een strijd. Getallen helpen hierbij, maar ik laat liever andere klanten vertellen wat TRUST IT voor hen heeft betekend. Ik breng geregeld klanten in contact met elkaar om even van gedachten te wisselen. Software kost altijd geld, maar het is een investering die zich op de lange termijn gaat terugbetalen in customer satisfaction, verlagen van het DSO, verlagen van je disputen en werkplezier van je werknemers.
Welke trends voorspel jij op het gebied van credit management?
Credit management wordt een glazen bol. Los van het beleid dat je vastlegt in je systeem, zal het systeem dermate slim worden dat jou op dagelijkse basis wordt verteld wat the best next action zal zijn. Hier komen artificial intelligence en machine learning bij kijken. Geen vast stramien voor een bepaald klantsegment, het systeem vertelt jou op basis van ervaringen wat het slimste is om bij een specifieke debiteur te doen. Je zult minder handjes nodig hebben, de software vult het gat daarentegen in. Meer en meer werkzaamheden worden geautomatiseerd. Deels voorziet TRUST IT hier al in. De software biedt inzicht en flexibiliteit door automatische profieltoekenning toe te wijzen en signalen uit te sturen op basis van vertoonbaar gedrag van een debiteur. Software is nooit af en zal altijd doorontwikkeld moeten worden. Doe je dit niet, dan kom je stil te staan. Sta je stil, dan wordt je aan alle kanten ingehaald.
Geschreven door:
TKB
Wij helpen jou met het verbeteren van je credit management processen. Samen bepalen wij de beste weg voor het realiseren van positieve resultaten en klantbehoud.
Meer inspiratie
MEER CASES EN KLANTERVARINGEN TERUGLEZEN?
Download ons 30 jaar jubileum magazine.
