Hoe centraliseer je het debiteurenbeheer na een groot aantal overnames?
Klantcase: leer van BMN
- Insight, Inspiratie
- Leestijd: 3 min
BMN is onderdeel van Building Materials Europe en valt onder de beursgenoteerde multinational Blackstone Group. BMN is marktleider op het gebied van bouwmaterialen en worden daarmee bestempeld als regisseur van de bouw. Met 81 vestigingen staat er altijd een team klaar om van elk bouwproject een succes te maken. BMN is gegroeid door een groot aantal overnames van organisaties in bouwmaterialen. Er is een punt geweest dat er, door alle overnames, 16 verschillende bedrijfsnamen onder één paraplu vielen. In deze case vertelt Credit Manager van BMN, Erik Schoemacher, hoe zij het debiteurenbeheer hebben kunnen vereenvoudigen, optimaliseren en centraliseren.
Erik is 10 jaar geleden in dienst gekomen bij BMN in de functie van Credit Manager. Zijn eerste opdracht was om de orderadministratie te optimaliseren. Vanaf 2015 lag zijn focus bij het aan de slag gaan met het debiteurenbeheer. Destijds had BMN vier locaties in verschillende delen van het land vanuit waar er debiteurenbeheer werd uitgevoerd. Binnen deze vier locaties waren er 16 verschillende administraties die onder het beheer van BMN vielen. Uit bedrijfsbelang was het cruciaal om kritisch te kijken naar de interne processen en het geheel te centraliseren.
Kritisch kijken naar interne processen
Bij het kritisch kijken naar de interne processen viel het op dat er op het gebied van debiteurenbeheer winst te behalen viel. De ouderdom in de openstaande facturen moest worden teruggebracht. Het doel hiervan was om meer ruimte te creëren op de kredietlimieten, en leveringen sneller door te laten lopen. De eerste stap was om de manier van werken op de vier verschillende locaties in kaart te brengen. Hieruit kwam onder andere naar voren dat de debiteurenafdeling in het zuiden bijvoorbeeld geen contact opnam met een klant in het noorden. Ook kon een klant bij meerdere van de 16 administraties geregistreerd staan, en had hij per administratie een kredietlimiet. “Als bedrijf wil je jezelf blijven verbeteren. Voor ons was één van de stappen dat wij het debiteurenbeheer gingen centraliseren”, zegt Erik.
Centraliseren en optimaliseren van werkzaamheden
De vier locaties van BMN waar debiteurenbeheer werd uitgevoerd gingen terug naar één locatie. Waar er weinig structuur was in de manier van werken, was één van de eerste stappen een helder proces aanbrengen in de werkwijze.
Ter illustratie stelt Erik dat er in het verleden op de afdeling debiteurenbeheer werd gewerkt met een bellijst in een Excel bestand. Ook werd er gebruik gemaakt van een ERP-systeem. “Een ERP-systeem is fijn, maar het is geen credit management systeem. Een credit management systeem is zeer gespecialiseerd in zijn vakgebied. Alle functionaliteiten zal je nooit terugzien in een ERP-systeem, daar is het te breed voor ingericht”, zegt Erik. Er werd op zoek gegaan naar een credit management software die aan kon sluiten bij de wensen van BMN. Bij deze zoektocht kwam zij terecht bij credit management software TRUST IT van TKB. Een groot voordeel was dat BMN al een samenwerking had met TKB op het gebied van incasso en zij deze samenwerking altijd al zeer prettig hadden ervaren.
Door het centraliseren van werkzaamheden naar één locatie, werd het aantal FTE teruggebracht en konden hier kosten mee worden gedrukt. Door gebruik te maken van een credit management software, konden de processen op de afdeling debiteurenbeheer worden gestructureerd en geoptimaliseerd.
Stap voor stap
Bij de implementatie van de credit management software TRUST IT waren er nog 16 verschillende bedrijfsonderdelen. Het doel was het vereenvoudigen en terugdringen van de 16 bedrijfsonderdelen naar één bedrijfsonderdeel: BMN. Dit moest stap voor stap gebeuren. De eerste stap waren de overnames, de tweede stap was de centralisatie van het debiteurenbeheer, en de derde stap was het structureren van processen waar de implementatie van TRUST IT bij heeft ondersteund. “Al deze stappen samen hebben ervoor gezorgd dat de ouderdom van de facturen afnam en de workload helder en eenvoudiger werd. Daarnaast heeft de software ook gezorgd dat wij op ieder moment een overzicht hebben van de actuele debiteurenstand”, zegt Erik.
Lees ook: ‘In vijf stappen naar een succesvolle credit management tool’
Nieuwsgierig?
Ben je benieuwd hoe TRUST IT kan bijdragen aan jouw debiteurenbeheer? Vraag een (digitaal) adviesgesprek aan of bel ons op 088-9955180. We helpen je graag verder!
Geschreven door:
TKB
Wij helpen jou met het verbeteren van je credit management processen. Samen bepalen wij de beste weg voor het realiseren van positieve resultaten en klantbehoud.
Meer inspiratie
MEER CASES EN KLANTERVARINGEN TERUGLEZEN?
Download ons 30 jaar jubileum magazine.
