Klanten met een betalingsachterstand?
4 oplossingen hoe je betalingsachterstanden kunt verminderen en oplossen
- Inspiratie, Strategie & beleid
- Leestijd: 3 min
Als ondernemer wil je graag een financieel gezonde organisatie. Om je cashflow op peil te houden is het belangrijk om je boekhouding op orde te hebben en te zorgen dat er zo min mogelijk facturen open blijven staan. Toch kan het gebeuren dat klanten niet altijd (op tijd) betalen. De tijd die je vervolgens moet stoppen in het opvolgen van vervallen facturen, zou je liever besteden aan bijvoorbeeld de ontwikkeling en groei van je onderneming. Hoe voorkom je dat klanten een betalingsachterstand oplopen, zodat jouw kostbare tijd niet verloren gaat? En hoe los je zo efficiënt mogelijk een betalingsachterstand op wanneer de klant niet op tijd betaalt?
Om te beginnen; voorkomen is beter dan genezen. Probeer op voorhand je eigen beleid zo strak mogelijk te regelen zodat je de kans op betalingsachterstanden van klanten zo klein mogelijk houdt. Hanteer bijvoorbeeld een eenduidige betalingstermijn, vermijd te allen tijde fouten op de factuur en zet het juiste personeel in om betalingen op tijd verwerkt te krijgen.
Hoe je de betalingsachterstand voor kunt blijven
Een goede relatie met je klanten opbouwen kan van groot belang zijn in het voorkomen of verminderen van betalingsachterstanden. Wanneer je een goede band hebt met jouw klanten zullen ze eerder geneigd zijn om afspraken na te komen.
Bel bijvoorbeeld een klant om te vragen of ze tevreden zijn over de geleverde diensten of dat ze ergens tegenaan lopen. Het helpt om zo nu en dan iemand te spreken over andere onderwerpen dan geld en facturen. Zo toon je oprechte interesse in de mening en ervaring van de klant, en niet alleen in het geld van de klant.
Extra tip: Is het mogelijk om het volledige bedrag vooraf te laten betalen? Dan kun je een klant eventueel belonen wanneer ze voor deze optie kiezen. Bied bijvoorbeeld een korting aan wanneer een factuur vooraf betaald wordt. De klant blij, en jij blij!
Stel duidelijke algemene voorwaarden op
Om betalingsachterstand te verminderen is het raadzaam om duidelijke algemene voorwaarden op te stellen. Hierin leg je onder andere de betalingstermijn vast en wat een klant kan verwachten wanneer de betaling niet (tijdig) wordt voldaan. De klant kan op deze manier altijd achterhalen waar hij aan dient te voldoen wanneer er een samenwerking wordt aangegaan. Bovendien kun je je beroepen op je standaardbetalingstermijn en sta je in je recht om een vordering eventueel over te dragen aan een incassobureau wanneer deze termijn overschreden wordt.
Monitor je klanten: TRUST IT
Je klant kennen en monitoren is één van de meest effectieve manieren om betalingsachterstanden te verminderen en verhelpen. Je kunt dit uiteraard handmatig uitvoeren en monitoren, maar hier zit kostbare tijd in die je wederom zou kunnen gebruiken om je onderneming te laten ontwikkelen en groeien. Een efficiënte manier om je klanten te monitoren is door een credit management software te gebruiken die speciaal is ontwikkeld om je credit management processen te optimaliseren.
Zo neemt de credit management software van TKB, TRUST IT, veel werk en zorg uit handen met betrekking tot credit management processen binnen je onderneming. De software geeft bijvoorbeeld inzicht in rapportages, openstaande posten en betalingsregelingen, creëert automatisch workflows, geeft waarschuwingssignalen en stelt je in de gelegenheid om de kredietwaardigheid van een klant te beoordelen.
Meer weten over de voordelen van TRUST IT? Lees ook Credit management software voor optimale interne processen
Schakel een incassobureau in
Probeer je er alles aan te doen om betalingsachterstanden weg te werken, maar blijven openstaande facturen onopgelost? Hulp inschakelen in de vorm van een incassobureau kan uitkomst bieden. Met deze externe hulp schakel je professionals in die gespecialiseerd zijn in het oplossen van betalingsachterstanden. Ook kan een incassobureau wat meer indruk maken op de klant, wat de druk om de betaling te voldoen kan opvoeren.
Uiteraard wil je de warme band met de klant behouden. Daarom is het altijd van belang om de juiste tone of voice aan te houden. Ook voor professionals van een incassobureau geldt dit. De wijze van incasseren blijft in lijn met de stijl van communiceren van jouw organisatie. Zo wordt de relatie met de klant zo warm mogelijk gehouden.
Wil je weten op welke manieren TKB jou van dienst kan zijn in het oplossen van betalingsachterstanden? Bekijk onze diensten of vraag een vrijblijvend (digitaal) adviesgesprek aan. Liever direct contact? Je kunt ons bellen op 088-9955180.
Geschreven door:
TKB
Wij helpen jou met het verbeteren van je credit management processen. Samen bepalen wij de beste weg voor het realiseren van positieve resultaten en klantbehoud.
Meer inspiratie
MEER CASES EN KLANTERVARINGEN TERUGLEZEN?
Download ons 30 jaar jubileum magazine.
