TKB: Effectief debiteurenbeheer voor Louwman Group
In 2020 interviewden we Nils Postma ook over de samenwerking met TKB rondom debiteurenbeheer, toen in zijn rol als creditmanager bij Welzorg binnen de Care-divisie van Louwman (klik hier voor het artikel). Nu, vier jaar later, is Nils proceseigenaar order-to-cash voor de gehele Louwman Group en wordt het tijd voor een nieuw interview.
Inhoud van deze klantcase
1. Over Louwman Group
Louwman Group, opgericht in 1923, is een toonaangevend Nederlands familiebedrijf in mobiliteit. Naast importeur van automerken zoals Toyota en Lexus, biedt Louwman ook een breed scala aan fietsen en gemotoriseerde mobiliteitsoplossingen, waaronder scootmobielen en rolstoelen, om aan diverse behoeften te voldoen.
Nils Postma, al meer dan zeventien jaar werkzaam bij Louwman, vertelt over zijn jarenlange samenwerking met TKB en van welke diensten Louwman gebruik maakt en wat hen dat oplevert.
In 2020 interviewden we Nils Postma ook over de samenwerking met TKB, toen in zijn rol als creditmanager bij Welzorgbinnen de Care-divisie van Louwman. Nu, vier jaar later, is Nils proceseigenaar order-to-cash voor de gehele Louwman Group en wordt het tijd voor een nieuw interview.
2. Uniformeren
“Louwman is een familiebedrijf dat honderd jaar bestaat. De organisatie willen we nu zo veel mogelijk uniformeren qua administratieve processen. In 2021 is het onderdeel ‘1accounting’ opgezet, waarin we aandacht besteden aan de basisprocessen: debiteuren, crediteuren en grootboek. Ik houd me bezig met het debiteurengedeelte, het order-to-cashproces”, legt Nils uit.
“Louwman Group bestaat uit meerdere divisies, namelijk Retail, Uniformeren
Wholesale en Care. Deze divisies bestaan uit verschillende werkmaatschappijen die vaak hun eigen ICT-systemen en werkwijze hebben. Het is mijn taak om ervoor te zorgen dat iedereen volgens eenzelfde proces gaat werken in één debiteurenomgeving. TRUST IT speelt
een cruciale rol in deze uniformeringsslag.”
3. TRUST IT, effectief debiteurenbeheer en procesmatig werken
Nils heeft in zijn rol als creditmanager bij Welzorg al sinds 2014 kunnen ervaren welke voordelen TRUST IT met zich meebrengt. Met de uitrol van TRUST IT per divisie en administratie, benadrukt Nils de kracht van dit systeem in procesgestuurde benaderingen. “TRUST IT biedt ons de flexibiliteit om binnen vastgestelde processen te opereren, wat essentieel is voor een effectief debiteurenbeheer. Het stelt ons in staat om de juiste klantgroepen samen te stellen met bijbehorende processen, communicatie en aanmaantrajecten. Aan ons de taak om TRUST IT te voeden met complete data, zodat de juiste analyses gemaakt kunnen worden.”
4. Ondersteuning door TKB's creditmanagementsoftware
De gehele Louwman Group zal gaan werken met TRUST IT. De Care-divisie met daarin Welzorg en RSR maakt al lang gebruik van de creditmanagementsoftware en inmiddels is de software ook uitgerold bij de Wholesal-divisie. Bij de Retail-divisie wordt nog hard gewerkt aan de implementatie, die per werkmaatschappij wordt uitgevoerd. Nils is verantwoordelijk voor de implementatie van TRUST IT en wordt ondersteund door een hechte samenwerking met TKB, inclusief een vaste contactpersoon die Louwman Group bijstaat, zowel op afstand als op locatie – indien nodig. “De samenwerking is bijzonder goed. Vragen stellen, hoe vaak ook, vormt nooit een obstakel en er wordt altijd met je meegedacht,” laat Nils weten.
5. Verschillen in klantgroepen
Omdat de divisies van Louwman Group soms sterk van elkaar verschillen, kennen ze ook hun eigen voordelen van het gebruik
van TRUST IT, die voornamelijk te maken hebben met de verschillende klantgroepen. “Care heeft vergeleken met de andere
werkmaatschappijen hele andere klantgroepen, bijvoorbeeld gemeenten en zorgverzekeraars. Deze twee groepen kennen een andere manier van factureren: digitale facturatie in bestandsvorm. Dit vergt een bijzondere aanpak. De factuur moet op de juiste manier opgesteld zijn, anders wordt deze niet of maar deels in behandeling genomen, terwijl het versturen van aanmaningen of bellen met de klant hierin weinig zin heeft, omdat het een geheel digitaal proces is. Daarin is TRUST IT voor Care uitermate geschikt als rapportagetool en voor klachtenmanagement. Binnen de Retail-divisie – onze dealerbedrijven – versturen we veel meer losse facturen. Voor deze losse transacties is TRUST IT dan weer geschikt om in bulk aan te manen en omdat het meer overzicht biedt.”
6. Voordelen TRUST IT
Ook illustreert Nils wat de overkoepelende voordelen zijn van de software, niet alleen voor elke divisie van Louwman Group,
maar ook voor elke andere organisatie. “TRUST IT is namelijk heel overzichtelijk en laat duidelijk zien in welke fase de klant zich in het traject bevindt en wat het toekomstig traject is voor de klant. De creditmanager past zich aan aan het proces van TRUST IT. Je wordt als organisatie gedwongen om via het proces te werken en je na te laten denken over hoe je het debiteurenbeheer wilt gaan uitvoeren. Dat is tevens mijn rol binnen de hele Louwman Group; alle verschillende processen met elkaar in overeenstemming brengen.
Het resultaat is dat wij straks een groep debiteurenbeheerders hebben die op dezelfde manier werken en op dezelfde manier gebruik maken van TRUST IT. En dan maakt het niet uit welke divisie van Louwman Group het betreft.” Louwman Group heeft een totaalovereenkomst met TKB gesloten, waardoor er ook gebruik kan
worden gemaakt van de incasso, detacherings- of outsourcingdiensten van TKB. Doordat er met TRUST IT wordt gewerkt, kunnen medewerkers van TKB meteen ‘instappen’ in de ondersteuning wanneer dat nodig is, omdat zij als geen ander weten
hoe de software werkt en alle proces-stappen al zijn vastgelegd in TRUST IT.
7. Geen TRUST IT is een gemis
Het niet gebruiken van TRUST IT zou een gemis zijn voor elke organisatie,” stelt Nils. “Het gebruik van TRUST IT zorgt ervoor dat er meer werk van hogere kwaliteit en tegen lagere kosten kan worden gerealiseerd.” Voor Louwman Group betekent dit een toekomst waarin debiteurenbeheer gestroomlijnd en minder foutgevoelig is, met een uniforme aanpak over alle divisies heen.
Neem contact met ons op