- Credit management, Incasso, Inspiratie
- Leestijd: 3 min
Als ondernemer of organisatie is het je vast niet onbekend: na levering van een dienst of product wordt een factuur niet betaald. Natuurlijk kan het zijn dat het de klant even ontschoten is de factuur te betalen, of dat een factuur niet goed is ontvangen. Maar wanneer een klant na meerdere contactmomenten nog steeds de factuur niet betaald, wordt het een ander verhaal. Welke stappen kun je ondernemen als een factuur niet betaald wordt? We helpen je in deze blog met verschillende oplossingen.
Factuur niet betaald? 4 vervolgstappen
Het is natuurlijk heel vervelend wanneer een factuur niet betaald wordt. Je zit met je eigen kosten en rekeningen en kunt niet altijd blijven wachten op te laat betalende klanten. Het is dus zaak om ervoor te zorgen dat facturen zo snel mogelijk voldaan worden, zodat je niet zelf in de knel komt. Toch kan het voorkomen dat een klant (langdurig) niet betaalt. Wanneer een factuur niet betaald wordt zijn er 4 vervolgstappen die je kunt zetten:
Stap 1: stuur een eerste herinnering
Stap 2: bel de klant
Stap 3: stuur een tweede herinnering
Stap 4: schakel een incassobureau in
Stap 1: Stuur een eerste herinnering
Bij stap 1 gaat het om een vriendelijke herinnering dat een factuur nog niet betaald is. Wees dus niet al te dwingend in je communicatie. Stuur een mail of brief met de boodschap dat de factuur nog niet voldaan is en je deze graag voor een bepaalde datum ontvangt. Voeg de factuur nogmaals toe aan dit bericht voor de volledigheid.
Stap 2: Bel de klant
Stap 2 is een meer persoonlijke aanpak waarna je nog geen reactie hebt gekregen op je eerste betalingsherinnering. Ga via een telefoongesprek samen op zoek naar een oplossing en probeer concrete afspraken te maken. Houd verschillende oplossingen in gedachten zoals betalen in termijnen of het verplaatsen van de uiterste betaaldatum indien de klant iets meer tijd nodig heeft. Vergeet niet om jullie afspraak vervolgens zwart op wit vast te leggen via de mail.
Stap 3: Stuur een tweede herinnering
Wanneer een klant deze afspraak toch niet nakomt, stuur je als 3e stap een tweede betalingsherinnering. Je communicatie naar de klant mag vanaf deze stap formeler worden. Immers: je hebt hiervoor al tweemaal de kans gegeven om nog tijdig de betaling te voldoen. In de tweede betalingsherinnering geef je een uiterste betaaldatum aan en vermeld je dat wanneer hier niet aan voldaan wordt er vervolgstappen zullen worden ondernomen. Vaak wordt er al vermeld dat het dossier in dat geval overgedragen zal worden aan een incassobureau.
Stap 4: Schakel een incassobureau in
Stap 4 is wellicht een lastige keuze, maar soms nodig om tot resultaat te komen. Het inschakelen van een incassobureau wordt vaak gezien als iets dat de relatie met de klant kan schaden, maar een incassobureau is juist gespecialiseerd in het voldaan krijgen van facturen en de klanttevredenheid te bewaken.
Bij het inschakelen van een incassobureau geef je officieel aan dat je verdere afhandeling uit handen geeft. Extra kosten komen hierbij voor rekening van de klant. Een incassobureau zorgt er vaak voor dat een factuur betaald wordt binnen de overeengekomen termijn. Weigert een klant nog steeds te betalen? Dan kun je met het incassobureau sparren over juridische mogelijkheden.
Inzicht met debiteurenbeheer software
Wil je altijd inzicht hebben in de status van je debiteuren en de beste vervolgstap kiezen wanneer dit nodig is? Een debiteurenbeheer software kan je hierbij helpen. Doordat de software op basis van data kiest welke vervolgstap de grootste kans op slagen heeft, verklein je de kans dat facturen langdurig openstaan.
Aan de slag!
Heb je hulp nodig bij het betaald krijgen van jouw onbetaalde facturen? Vraag een vrijblijvend adviesgesprek aan of neem contact met ons op via telefoonnummer 088-9955180. We helpen je graag verder!
Geschreven door:
TKB
Wij helpen jou met het verbeteren van je credit management processen. Samen bepalen wij de beste weg voor het realiseren van positieve resultaten en klantbehoud.
Meer inspiratie
Download onze whitepaper:
Hoe credit management software u helpt bij procesoptimalisatie
