Skip to content

Een stappenplan om uw openstaande facturen op te lossen

In dit artikel delen we 4 efficiënte stappen die helpen bij het incasseren van openstaande facturen.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

We willen allemaal een goede relatie met onze klanten opbouwen en behouden, maar wat doe je als een klant zijn openstaande facturen niet (op tijd) betaalt? Het kan een pijnpunt zijn die lastig is om te adresseren. Toch is het belangrijk om maatregelen te nemen om de factuur betaald te krijgen. In dit artikel delen we 4 efficiënte stappen die helpen bij het incasseren van openstaande facturen.

Om financieel gezond te zijn, is het belangrijk voor je organisatie om betalingen op tijd binnen te krijgen. Toch kan het voorkomen dat facturen over het hoofd worden gezien, er een dispuut op de facturen zit en deze niet op tijd betaald worden. In sommige gevallen heeft een klant zelfs helemaal niet de intentie om te betalen. Ongeacht de situatie zijn er verschillende stappen die je kunt doorlopen om openstaande facturen op te lossen.

Natuurlijk begin je op vriendelijke wijze om de klant niet direct in slecht daglicht te zetten. Helaas kan het nodig zijn om zwaardere vervolgstappen te nemen, indien een klant niet meewerkt om de factuur te voldoen. De onderstaande stappen helpen je bij het efficiënt oplossen van openstaande facturen.

Stap 1: Voorkomen is beter dan genezen

Een manier om openstaande facturen op tijd betaald te krijgen, is door de klant geen kans te geven om te laat te zijn met betalen. Klanten vooraf laten betalen voorkomt de situatie dat je achteraf de openstaande factuur voldaan moet krijgen.

Het is verschillend per organisatie en het verschilt per sector hoe je deze manier van incasseren kunt aanpakken. Bij de verkoop van goederen kun je vaak op voorhand een factuur sturen en wordt het product geleverd wanneer de betaling is voldaan.

Is je bedrijf echter actief in de dienstverlening, dan kan het zijn dat het totaalbedrag van de factuur pas achteraf bekend is. Probeer met creatieve oplossingen zoals tussentijdse facturen, voorschotten, of een betalingskorting bij vooraf betalen ervoor te zorgen dat de factuur voldaan wordt.

Extra tip: zorg dat je de algemene voorwaarden op orde hebt. Hierin kun je bijvoorbeeld vastleggen binnen welke termijn een openstaande factuur betaald moet worden en welke maatregelen genomen worden indien facturen niet betaald worden. Zo kun je aanmaningskosten vermelden of eigendomsvoorbehoud vastleggen.

Stap 2: Betalingsherinneringen, de tone-of-voice is bepalend

Is de vervaldatum van de openstaande factuur verstreken? Om de relatie met de klant niet te beschadigen, is de meest vriendelijke stap een betalingsherinnering. Je mag de klant hiermee aansporen tot betaling van de schulden bij een minnelijke invordering. Je kunt hierbij denken aan het versturen van aanmaningsbrieven of het opnemen van telefonisch contact om de openstaande factuur op te lossen. Wees hierin consequent en tijdig, bijvoorbeeld binnen 3 werkdagen na het verlopen van de openstaande factuur.

De tone of voice in deze stap is bepalend voor hoe de boodschap overkomt. Probeer bijvoorbeeld terughoudend te zijn met dreigementen of juridische termen. Een factuur kan per ongeluk onderop de stapel zijn beland, zonder de intentie om niet of te laat te betalen. Bovendien tonen klanten vaak begrip wanneer je aangeeft dat ook jij je maandelijkse betalingen moet voldoen, en gaan dan snel over tot betaling van de factuur.

In 5 stappen naar een succesvolle credit management tool

Stap 3: Ingebrekestelling

Het kan zijn dat betalingsherinneringen of telefonische herinneringen niet het gewenste effect hebben. Indien er geen gehoor wordt gegeven aan je eerdere verzoeken, kun je overgaan tot een ingebrekestelling. Dit is een schriftelijke mededeling waarin je de schuldenaar laat weten dat de overeengekomen afspraak niet is nagekomen. In feite geef je na de eerdere betalingsherinnering(en) met een ingebrekestelling een tweede en laatste kans om de openstaande factuur te voldoen.

In een ingebrekestelling geef je de termijn aan waarin de factuur betaald dient te worden. De schuldenaar wordt hierin ook op de hoogte gesteld dat het dossier overgedragen zal worden aan een incassobureau, deurwaarder of advocaat, waarbij de schuldenaar instaat voor deze kosten.

Om de klant nog een tweede optie te bieden om de openstaande factuur te voldoen, bevatten ingebrekestellingen vaak de vraag of de klant een betalingsovereenkomst wil aangaan. Indien dit het geval is, moet deze wens ook binnen een vastgelegde termijn doorgegeven worden.

Stap 4: Externe hulp

Heeft de klant na de bovenstaande stappen de openstaande factuur nog steeds niet betaald? Externe hulp inschakelen in de vorm van een incassobureau kan uitkomst bieden bij het oplossen van openstaande facturen. Buiten het feit dat een incassobureau professionals in dienst heeft, die gespecialiseerd zijn in het oplossen van openstaande facturen, kan het bovendien meer indruk maken op de schuldenaar en de druk om te betalen opvoeren.

Met de hulp van een incassobureau worden ervaren specialisten ingezet om op doel- en resultaatgerichte wijze met klanten te communiceren. De ervaring van specialisten en hun kennis van het vakgebied helpen bij de juiste benadering van de klant om openstaande facturen op te lossen. Op effectieve wijze worden betalingen sneller voldaan en eventuele achterstanden weggewerkt. Dat resulteert uiteindelijk in een hoger werkkapitaal en betere algehele financiële gezondheid van je organisatie. TKB heeft 123inkt.nl geholpen met haar debiteurenbeheer, hierdoor heeft maar liefst 99,8% van de debiteuren de openstaande facturen betaald.

Professionals van TKB inschakelen

Heb je hulp nodig bij het oplossen van openstaande facturen? In een vrijblijvend (digitaal) adviesgesprek ontdek je wat TKB voor jou kan betekenen. Liever direct contact? Je kunt ons bellen op 088-9955180. We helpen je graag verder.

TKB magazine

MEER CASES EN KLANTERVARINGEN TERUGLEZEN?

Download ons 30 jaar jubileum magazine.