Skip to content

Debiteurenbeheer: de voor- en nadelen van vroeger en nu

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Een effectief en efficiënt debiteurenbeheer is noodzakelijk om de liquiditeit van je organisatie gezond te houden. Hoe langer facturen niet voldaan worden, hoe minder geld er beschikbaar is voor de organisatie om aan de eigen financiële verplichtingen te voldoen. Goed debiteurenbeheer begint met een consequente en professionele aanpak die past bij de geest van de tijd. We leggen in deze blog de voor- en nadelen uit in debiteurenbeheer van vroeger en nu.

Debiteurenbeheer: vroeger en nu

De invulling en uitvoering van debiteurenbeheer is in de afgelopen jaren sterk ontwikkeld. Waar we tegenwoordig met vergevorderde en slimme software werken, bestonden de werkzaamheden van incassomedewerkers voorheen uit het bellen van debiteuren op basis van gegevens die bijgehouden werden in een debiteurenboek of Excelbestand. Overbodig om te zeggen is dat de laatstgenoemde manier van werken een stuk tijdrovender was, en bovendien foutgevoeliger. De mederwerker moest zelf beoordelen of en wanneer er een aanmaning verstuurd moest worden, of er gebeld zou worden met de debiteur en wat voor betalingsregeling er eventueel getroffen kon worden.   

Whitepaper een stappenplan voor een datagestuurde afdeling

Download onze whitepaper:

Een stappenplan voor een datagestuurde afdeling

Ondersteuning in debiteurenbeheer

Om dit proces te stroomlijnen, tijd te besparen en fouten te voorkomen zijn er door de jaren heen debiteurenbeheer software ontwikkeld. Het uitzetten van acties, versturen van brieven en monitoren van debiteuren is daarmee een stuk inzichtelijker en eenvoudiger geworden. Wij geloven dan ook dat de ondersteuning van een goede software essentieel is voor incassomedewerkers om hun werk effectief en efficiënt uit te voeren. Niet alleen geeft het meer inzicht in het debiteurenbeheer, medewerkers kunnen zonder handmatig uitzoekwerk aan de hand van geautomatiseerde workflows hun werkzaamheden uitvoeren.

Begeleiden van verandering

Een menselijke reactie, die ook naar voren komt bij het adopteren en implementeren van een debiteurenbeheer software, is dat automatisering vaak als een bedreiging wordt gezien door werknemers. Het betekent namelijk vaak dat dezelfde werkzaamheden door minder mensen uitgevoerd kunnen worden.

De verandering van een oude vertrouwde werkwijze naar een nieuwe, modernere, manier van werken is daarom niet altijd gemakkelijk om door te voeren binnen een organisatie. Toch kost het niet altijd banen, maar creëert het juist ook kansen. Werknemers hebben meer inzicht in en grip op hun werkzaamheden, kunnen hun tijd hierdoor efficiënter indelen, en creëren daarmee ruimte om gerichter de klantrelatie te onderhouden en verbeteren.

Waar een team wellicht echt kleiner kan worden door het automatiseren van werkzaamheden, hoeft dat niet altijd te betekenen dat er geen ruimte meer is binnen het bedrijf. Automatiseren en daarmee het vergaren van grote hoeveelheden data, opent deuren naar misschien wel een nieuwe functie binnen een organisatie. Denk bijvoorbeeld aan een data analist om verdere procesoptimalisaties op te merken. Een proces analist kan deze vervolgens weer doorvoeren.       

Hoewel er veel tijd en energie kan zitten in het doorvoeren van een nieuwe werkwijze en je medewerkers geleidelijk meegenomen moeten worden in de verandering, zal je als organisatie op termijn de vruchten plukken van moderniseren en automatiseren.

Menselijk contact blijft belangrijk

Hoewel debiteurenbeheer software absoluut zijn voordelen meebrengt en een organisatie kan helpen om stappen te zetten in de toekomst, geloven wij dat menselijk contact altijd belangrijk zal blijven binnen debiteurenbeheer. Hoewel een ‘robot’ misschien zonder emotie kan omgaan met lastige debiteuren, zal in een steeds verder digitaliserende wereld de behoefte aan menselijk contact niet verdwijnen. Om een relatie te onderhouden en warm te houden gaan we liever verder dan enkel de vraag: “wanneer betaalt u de factuur?”. Dat persoonlijke gesprek, begrip kunnen tonen en de klant niet als een nummer te behandelen blijft echt alleen mogelijk met menselijk contact.

Toe aan een nieuwe stap in debiteurenbeheer?

Bij TKB geloven we in progressief debiteurenbeheer. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden van de debiteurenbeheer software TRUST IT? Of kunnen we je verder helpen met debiteurenbeheer? Vraag een (digitaal) adviesgesprek aan of bel ons op 088-9955180. We helpen je graag verder!

Whitepaper een stappenplan voor een datagestuurde afdeling

Download onze whitepaper:

Een stappenplan voor een datagestuurde afdeling