Het woord is aan… ZVH

Passende oplossing voor optimaal debiteurenbeleid
Op zelfstandige wijze biedt woningcorporatie ZVH (Zaandams Volkshuisvesting) al meer dan 100 jaar huisvesting voor mensen met een laag inkomen binnen de Zaanstreek. Het succes van de corporatie is niet in de laatste plaats te danken aan haar visionaire bedrijfsvoering met de voor de corporatie typerende kernwaarden: ZVH is betrokken, professioneel, toegankelijk en samenwerkingsgericht. Met het belang van haar bestaande én toekomstige klanten op de eerste plaats werken 55 medewerkers op daadkrachtige en efficiënte wijze vanuit het kantoor in Zaandam.

Een eeuw aan ervaring plus een maatschappelijke verantwoordelijkheid zetten ZVH er extra toe om met zorg haar samenwerkingspartners uit te zoeken. Partners die de achtergrond en visie van ZVH begrijpen en daarbij dezelfde waarden delen. Yvonne de Groot (Manager Wonen) en Rob Kramer (Senior Medewerker Huurincasso) van ZVH vertellen hoe de samenwerking met TKB (Trust Krediet Beheer B.V.)een grote bijdrage heeft geleverd aan de verhoging van de incassoresultaten.

Yvonne de Groot links, Rob Kramer midden, Ronald de Jongh (RKB) rechts

Yvonne de Groot links, Rob Kramer midden, Ronald de Jongh (TKB) rechts


Kramer: ‘Ik weet wat er bij de
huurders speelt: Trust.it zorgt voor
een gestructureerd en doeltreffend
debiteurenbeleid.’

De Groot: ‘Dankzij Trust.it hebben wij de huurachterstand gehalveerd.’

Evaluatie
Yvonne de Groot stuurt in haar rol als Manager Wonen zeven teams aan. Sinds twee jaar valt de uitvoering van de incassowerkzaamheden ook onder haar verantwoordelijkheid: “Wij kwamen erachter dat huurincasso meer aansluiting heeft bij onze afdeling verhuur dan bij onze afdeling Financiën. Bij deze reorganisatie evalueerden wij direct ook kritisch ons toenmalige beleid op het gebied van huurachterstand.” Rob Kramer knikt bevestigend: “De huurachterstand was relatief groot en de toenmalige medewerkers waren geen vakspecialisten op het gebied van incasso; zij hadden moeite met het persoonlijke benaderen van de huurders. Evenmin voerden wij een gestructureerd en transparant debiteurenbeleid.”
Vak apart
Kramer nam de uitdaging om het gehele incassotraject in goede banen te leiden aan en vormde vanaf begin 2013 samen met een collega het Team Incasso. “Voor advies hebben wij destijds een professionele credit managementspecialist ingeschakeld. Hij maakte ons als eerste duidelijk dat incasso een vak apart is; niet iets wat je zomaar succesvol zonder vakinhoudelijke kennis kan doen. Een stap op de goede weg zou de implementatie zijn van een credit managementsysteem.”
Gebruiksvriendelijk
In het daaropvolgende traject heeft ZVH diverse credit managementsystemen met elkaar vergeleken. Kramer licht toe: “We waren op zoek naar een systeem dat tegemoet komt aan een geheel palet van wensen en eisen van onze corporatie. Trust.it van TKB kwam daarbij als beste uit de verf: de demo op het kantoor van TKB overtuigde ons direct. Een consultant heeft het gehele implementatietraject prima begeleid, waarbij we ook verschillende actieprofielen hebben aangemaakt voor een op maatgerichte aanpak. Trust.it is een gebruiksvriendelijk systeem; mijn collega en ik konden na een minimale training er direct mee aan de slag gaan.” De Groot vult aan: “Intern hebben wij een belteam opgestart van medewerkers die normaliter andere functies bekleden; na een korte uitleg werken zij nu ook in piekperiodes met het systeem.”
Doeltreffend
“Dankzij de inzet van Trust.it is het beleid en de uitvoering van onze huurincasso in vele opzichten verbeterd. Trust.it heeft voor een gestructureerde en doeltreffende werkwijze gezorgd waardoor ik goed inzicht in de portefeuille heb: ik weet wat er bij de huurders speelt. Onze dagelijkse werkprocessen zijn volledig geïntegreerd: alle belacties en schriftelijke aanmaningen worden met het programma automatisch geagendeerd zodat ik elke ochtend weet wat er die dag op mijn bordje ligt. Zeer overzichtelijk,” aldus Kramer.
Gehalveerde huurachterstand
De Groot vertelt dat mede dankzij Trust.it een ander mooi resultaat gerealiseerd is: een halvering van de huurachterstand. “In 2013 bestond de achterstand uit 1,28 procent, de jaren ervoor lag het percentage zelfs hoger. Dit afgelopen jaar hebben wij 0,58 procent bereikt; ons streven is om het eind 2015 met de hulp van Trust.it verder te verlagen naar 0,5. Een bijkomend voordeel is dat wij de maandelijkse kosten van Trust.it terugverdiend hebben op het moment dat wij de achterstand van 1 maand huur incasseren. Wij zijn zeer tevreden met Trust.it als effectief credit managementinstrument.”
Visie
De Groot benadrukt dat directe signalering van een verlopen betalingsdatum belangrijk is voor ZVH. “Onze visie op huurachterstanden voeren wij door via een preventief beleid. Om een gerechtelijke procedure te voorkomen, voeden wij onze huurders op om structureel maandelijks de huur te betalen. Vanaf dag 1 van een achterstand zitten wij er direct bovenop. Onze achterliggende gedachte van deze actieve houding is dat een huurder 1 maand huurachterstand nog wel kan oplossen. Hierna wordt het vaak lastiger.”
Klantgerichte houding
Kramer geeft aan dat deze visie op incasseren gedeeld wordt door TKB: “In onze samenwerking heb ik ervaren dat TKB ervan uitgaat dat uitsluitend een pro-actieve, klantgerichte houding helpt bij het succesvol incasseren van openstaande facturen. En in de dagelijkse praktijk word ik bij vragen of opmerkingen direct daadkrachtig door mijn contactpersoon geholpen. TKB is een fijne en laagdrempelige partner, die goed met ons meedenkt en op haar beurt openstaat voor feedback.”
Sms-pilot
ZVH en TKB delen deze innovatieve blik op zakendoen; als eerste Trust.it klant heeft ZVH meegedaan aan een sms-pilot. Kramer licht toe: “In onze verschillende aanmaningstrategieën in Trust.it hebben wij onze debiteuren geattendeerd op hun betaalachterstand via een sms. Bij de eerste testronden hebben we veel reacties gekregen en kwamen er vrijwel direct betalingen binnen. Erg leuk om deel uit te maken van dit soort vernieuwende ontwikkelingen binnen onze branche.”
Het gemak van alles onder 1 dak
TKB (Trust Krediet Beheer B.V.) is met meer dan vijfentwintig jaar ervaring een credit managementorganisatie die structurele oplossingen biedt voor haar opdrachtgevers. Van incasso, outsourcing, credit management software tot detachering, TKB gaat met grote betrokkenheid voor het beste resultaat!