Het woord is aan… Toyota Material Handling Nederland

Continu streven naar vernieuwing

Met de twee topmerken Toyota en BT heeft Toyota Material Handling Nederland de nummer één positie veroverd op de Nederlandse intern transportmarkt. Al tientallen jaren zijn de merken toonaangevend in de productie van innovatieve en kwalitatief hoogwaardige magazijn- en heftrucks. Toyota Material Handling Nederland maakt deel uit van het wereldwijde Toyota-concern, dat de klant als uitgangspunt heeft in de door haar ontwikkelde productlijn. Zij biedt de juiste oplossing voor de behoeften van de klant op het brede gebied van intern transport. Klanten kunnen in Nederland rekenen op de stabiele en deskundige steun van een wereldwijde organisatie die continu een hoog kwaliteitsniveau nastreeft.

Deze marktleider in haar segment hecht uiteraard groot belang aan een duurzame relatie met een creditmanagementpartner die dezelfde waarden deelt. Vanuit het Nederlandse hoofdkantoor in Ede vertellen Marco Ploeg (Finance Manager), Elwin Croeze (Order to cash-coördinator) en Hanneke Waalewijn (Debiteurenbeheerder) in een gezamenlijk interview over de succesvolle samenwerking met credit managementorganisatie TKB (Trust Krediet Beheer). En niet onbelangrijk: hoe geeft de organisatie invulling aan de inspirerende kernwaarden Genchi Genbutsu en Kaizen van de Toyota-groep?

Elwin Croeze, Hanneke Waalewijn, Marco Ploeg (Toyota Material Handling Nederland) en Patrick van Engelen (TKB)

Elwin Croeze, Hanneke Waalewijn, Marco Ploeg (Toyota Material Handling Nederland) en Patrick van Engelen (TKB)


“Wij merken dat de medewerkers van TKB echt het verschil maken:
zij snappen dat wij de goede relatie met onze klanten heel belangrijk vinden. De intentie is, net als bij die van ons, klantbehoud.”

Afdeling finance
Vanuit het ruimtelijke en dynamische kantoor in Ede stuurt Marco al bijna tien jaar de afdeling Finance aan, waar het team debiteurenbeheer een onderdeel vanuit maakt. Hanneke werkt als medewerker debiteurenbeheer al ruim 15 jaar bij Toyota Material Handling. Zij vertelt: “Tot anderhalf jaar geleden voerde ik het debiteurenbeheer zonder een geschikt systeem of vaste structuur uit. Het proces was hierdoor niet efficiënt, aangezien ik nogal bewerkelijke slagen moest maken. De werkdruk nam hierdoor steeds meer toe. Ook herkende het systeem disputen niet.” Marco en zijn team besloten om hier een oplossing voor te vinden via een credit managementapplicatie.
Tijdwinst
Marco nodigde een aantal organisaties uit voor demonstraties van de systemen: “Trust.it van TKB kwam het beste uit de verf. Niet alleen vanwege de professionaliteit en gebruiksvriendelijkheid, maar ook dankzij de goede prijs-kwaliteitverhouding van het systeem. “En”, vult Elwin aan, die inmiddels vanaf november 2014 de afdeling is komen versterken, “inmiddels is Trust.it niet meer weg te denken van onze afdeling. Het software-programma heeft ervoor gezorgd dat het debiteurenbeheer op een professionele en efficiënte werkwijze uitgevoerd wordt. Het agendeert alle belacties en schriftelijke aanmaningen automatisch, zodat wij het gehele debiteurenbeheer op efficiënte èn effectieve wijze realiseren. De herinneringen en overzichten die Trust.it genereert, geven ons tijdwinst. En daarbij herkent het systeem disputen direct, zodat wij daar passende actie op kunnen nemen. Eén van de Toyota-waarden, Genchi Genbutsu waarbij je terug naar de bron gaat om het probleem te takkelen, leven wij met het huidige dispuutmanagement dankzij Trust.it na.”
Segmentatie
Marco geeft aan dat de implementatiefase met TKB voorspoedig verliep. “We hebben bij aanvang Trust.it basaal ingericht; gaandeweg passen we steeds meer aan om het programma optimaal te gebruiken. Ik ben zeer tevreden met de mogelijkheid om aanmaanprocedures voor de verschillende debiteuren in te stellen. Hierdoor voeren wij met Trust.it een klantgericht beleid, rekening houdend met de verschillende type klanten. In de afgelopen periode zijn risico’s van bepaalde klanten verandert door het toevoegen van kredietinformatie. Samen met de helpdesk is dit in no time geregeld. De helpdesk is überhaupt makkelijk te bereiken en reageert altijd binnen een dag. Goede service.”
Sneeuwbaleffect
De rapportages, die het systeem genereert, geven Marco en zijn team inzicht in de status van de debiteurenportefeuilles. Marco vervolgt: “Zo bepalen wij gericht onze acties naar onze klanten toe en verbeteren wij onze interne werkprocessen. Ook hebben wij strategisch inzicht hoe wij bepaalde aspecten kunnen beïnvloeden. Want het is nu duidelijk zichtbaar dat onze gekozen aanpak, daadwerkelijk onze resultaten bepaalt. Andere noemenswaardige resultaten van Trust.it zijn de daling van de ouderdom van de facturen. We hebben onze targets behaald en onze afschrijvingen van facturen zijn beperkt. Het aantal openstaande klachten is verminderd in combinatie met een verhoogde klanttevredenheid. En dankzij de internationale omgeving hebben wij Trust.it als best practice geïntroduceerd bij onze Europese collega’s.

Zij werden na het zien van een demo steeds enthousiaster en veel van hen zijn inmiddels overtuigd. Ons Europees ondersteuningsteam heeft samen met TKB Trust.it succesvol uitgerold naar vele zusterorganisaties in Europa. Een mooi sneeuwbaleffect.

Incasso
Elwin vertelt dat zij in september 2015 getest hebben om incassodossiers aan TKB uit te besteden. “De resultaten hiervan waren goed en de procedure is heel eenvoudig: met één druk op de knop in Trust.it hebben wij een dossier uithanden gegeven. TKB ontvangt vervolgens deze nieuwe dossiers en gaat er mee aan de slag. En het mooie vind ik dat als wij een dossier uitbesteden, het ook echt uithanden is. Wij worden niet meer gebeld, maar TKB regelt alles. Marco vult aan: “Wij merken dat de medewerkers van TKB echt het verschil maken: zij snappen dat wij de goede relatie met onze klanten heel belangrijk vinden. De intentie is, net als bij die van ons, klantbehoud.”
Voortdurend vernieuwen
Elwin en Hanneke geven aan dat zij tevreden zijn met TKB als samenwerkingspartner. “De organisatie is zeer professioneel en communiceert op een informele wijze met korte lijnen. Dat werkt prettig voor ons.” Marco knikt bevestigend: “TKB heeft in de afgelopen periode echt mijn vertrouwen gewonnen. Ze werkt op een pragmatische wijze en zeer to the point. Een andere belangrijke Toyota-waarde is Kaizen, die aangeeft dat je continu je moet blijven verbeteren, omdat geen enkel proces perfect is. TKB is voortdurend bezig om Trust.it te vernieuwen, het systeem wordt steeds verder doorontwikkeld en daarmee beter. En daarbij staat TKB tegelijkertijd open voor onze ervaringen met het systeem en eventuele aanpassingen. Een houding die wij als organisatie waarderen en volledig delen.”
Het gemak van alles onder één dak
TKB (Trust Krediet Beheer B.V.) is met meer dan vijfentwintig jaar ervaring een credit managementorganisatie die structurele oplossingen biedt voor haar opdrachtgevers. Van incasso, outsourcing, credit management software tot detachering, TKB gaat voor het beste resultaat!