Het woord is aan… Sanoma Media

Duidelijkheid en efficiëntie voor alles

Wat hebben de Libelle, Donald Duck, Autoweek en de Playboy gemeen? Deze tijdschriften vallen alle onder het portfolio van het toonaangevendste mediabedrijf van Nederland: Sanoma Media Netherlands. Naast het uitgeven van talloze tijdschriften houdt Sanoma zich ook bezig met customer media, events, websites, mobiele sites, mobiele apps en iPad apps. Ook is zij sinds juli 2011 trotse eigenaar (67%) van SBS Nederland, samen met partner Talpa. Sanoma Media is een grensverleggend mediabedrijf dat met haar expertise en creativiteit al jarenlang weet wat de mensen bewéégt.

Het grootste mediabedrijf (in bereik) van Nederland heeft met zorg haar incassopartner gekozen zodat een goede en gezonde financiële basis gewaarborgd blijft. Saskia van Hoppe van Sanoma Media vertelt over haar keuze van incassopartner Trust Krediet Beheer (TKB).

Oscar Gonzalez, manager TKB IT-Solutions (links) met Saskia van Hoppe (Sanoma Media)

Oscar Gonzalez, manager TKB IT-Solutions (links) met Saskia van Hoppe (Sanoma Media)


‘In deze co-source samenwerking hebben
onze medewerkers er extra professionele
handen bij en kunnen wij op elk moment de
actuele status bezien.’

‘De servicegerichtheid die TKB biedt,
steekt er echt met kop en schouders bovenuit!
En dat alles met een flinke dosis humor.’

Financiële Administratie
Zes jaar geleden kwam Saskia van Hoppe bij Sanoma Media Netherlands binnen. Van Hoppe vervulde aanvankelijk de functie van cliënt- en projectmanager, maar werd al binnen een aantal jaren gevraagd om de functie van Manager Financial Shared Service Centre op zich te nemen. De afdeling Financial Shared Service Centre bestaat uit 30 mensen waarbij Van Hoppe drie teamleiders direct aanstuurt. Het eerste wat Van Hoppe deed in haar nieuwe rol was de naam van de afdeling veranderen aangezien deze in de praktijk voor verwarring zorgde. Van Hoppe: “De naam Financiële Administratie is meteen voor iedereen duidelijk.”
Optimalisatie met debiteurenbeheer
Efficiëntie en duidelijkheid zijn ook bepalend bij de wijze waarop Van Hoppe de afdeling samen met haar teamleiders georganiseerd heeft. Van Hoppe geeft aan: “Onze benadering is procesmatig waarbij 80% van de processen inmiddels geautomatiseerd is. We merkten al snel dat we behoefte hadden aan een credit managementapplicatie om het debiteurenbeheer te kunnen optimaliseren. Helemaal met het ‘Nieuwe Werken’ dat Sanoma per 1 september heeft ingevoerd. Medewerkers hebben geen vaste werkplekken meer, kunnen dus overal in het pand werken, maar moeten wel altijd bereikbaar zijn. Hierbij is het van essentieel belang dat acties geregistreerd worden in een systeem zodat de status quo direct zichtbaar is.”
Echte professionals
De eerste kennismaking met TKB was via de dienst detachering. Van Hoppe vervolgt: “Wij waren zeer tevreden met de medewerkers van TKB die ons een aantal maanden bij de debiteurenafdeling veel werk uit handen hebben genomen. Echte professionals in het vak. Op basis van deze goede ervaringen hebben wij per april 2012 TKB’s credit managementapplicatie Trust.it succesvol geïmplementeerd.”
Diverse mogelijkheden
Van Hoppe vertelt dat de gehele afdeling direct enthousiast was over het systeem aangezien het aan alle wensen en eisen voldoet. Van Hoppe: “De mogelijkheden van Trust.it zijn divers. De heldere rapportages hebben de debiteurenportefeuille goed overzichtelijk gemaakt. Mijn teamleider heeft er dankzij de rapportages een managementinstrument bij: inzicht in de werkzaamheden van de medewerkers en controle over de voortgang. Het systeem is ook flexibel waardoor wij bepaalde handelingen in onze dagelijkse werkprocessen kunnen integreren.”
Positief
Van Hoppe licht toe dat de afdeling jaarlijks 120.000 facturen verwerkt: “Gezien onze verscheidenheid aan klanten hebben wij bij B2B-vorderingen veelal te maken met de incasso van grote bedragen. Bij het B2C-segment gaat het juist om het volume. Trust.it haakt in op onze wensen en eisen van het B2B segment. Ik besef mij terdege dat wij pas na een langere periode kunnen bezien of er sneller betaald wordt, en of bijvoorbeeld het aantal openstaande posten verlaagd is, maar de eerste resultaten zijn positief te noemen.”
Optimale samenwerking
Van Hoppe geeft aan dat dit niet in de laatste plaats is omdat TKB wederom een ondersteunende rol in het debiteurenbeheer speelt: “Met Trust.it is het mogelijk om gezamenlijk aan het reduceren van onze openstaande facturen te werken. Zowel onze eigen medewerkers als de medewerkers van TKB werken vanaf hun eigen locatie samen in Trust.it. Volledig transparant, want wij zien exact wat er met onze klanten wordt afgesproken en welke acties worden uitgevoerd. En erg flexibel want wij kunnen met een kleine aanpassing debiteuren toevoegen aan de bellijst van TKB. In deze co-source samenwerking hebben onze medewerkers er extra professionele handen bij en kunnen wij op elk moment, in real time, de actuele status bezien”, aldus Van Hoppe.
Een dosis Amsterdamse humor
Na dit traject van diverse schriftelijke aanmaningen en belacties geeft Sanoma de facturen uit handen aan TKB. Het bedrijf gaat vervolgens aan de slag met de vorderingen waarbij Sanoma goed op de hoogte blijft van de resultaten via rapportages en andere contactmomenten. Ook is de voortgang van de incassodossiers in Trust.it te volgen. Van Hoppe: “Ik ben zeer te spreken over de verschillende diensten die TKB voor ons uitvoert. De servicegerichtheid die TKB biedt, steekt er echt met kop en schouders bovenuit! De medewerkers denken mee, schakelen snel en anticiperen indien nodig. De goede bereikbaarheid en laagdrempeligheid spreken mij ook zeer aan en zijn daarmee ook een goed klankbord voor ons. En dat alles met een flinke dosis humor.”