Het woord is aan… ASSA ABLOY Entrance Systems

Klantgerichte oplossingen recht door zee

Eén adres voor alle toegangsoplossingen! Met deze uitnodigende slogan heet ASSA ABLOY Entrance Systems haar bezoekers op de Nederlandstalige website welkom. De organisatie heeft het grootste wereldwijde marktaandeel in het segment van veilige, gebruiksvriendelijke en energiezuinige automatische toegangsoplossingen. Dankzij de combinatie van merken, oplossingen en kennis is ASSA ABLOY Entrance Systems de partner voor organisaties als het gaat om toegangsautomatisering. Zij biedt haar klanten een speciaal ontworpen pakket aan oplossingen waardoor een efficiënte doorstroming van mensen en goederen gegarandeerd is. De klantgerichte organisatie zoekt in dit proces altijd de perfecte balans tussen kosten, kwaliteit en duurzaamheid. ASSA ABLOY Entrance Systems is een divisie binnen ASSA ABLOY: de wereldleider in vergrendeling en ontgrendeling van deuren.

ASSA ABLOY Entrance Systems hecht veel belang aan duurzame relaties met betrouwbare businesspartners die dezelfde normen en waarden delen. Frank Schroeijers, Business Controller, en Ellen Mulder, Manager Sales Back Office, vertellen ieder vanuit hun eigen ervaringen en invalshoek wat de samenwerking met credit managementorganisatie TKB (Trust Krediet Beheer) zo succesvol maakt.



Schroeijers: ‘Een veilig idee
dat TKB continu met ons
meedenkt.’

Mulder: ‘Trust.it heeft onze
afdeling op een hoger niveau
gebracht.’

Uitdagend centralisatieproces
Frank Schroeijers nam zes jaar geleden de uitdaging aan om in de functie van Business Controller een voortrekkersrol te vervullen in het uitdagende centralisatieproces bij ASSA ABLOY Entrance Systems. Door overnames van diverse merken heeft de organisatie een enorme groei binnen enkele jaren gerealiseerd. Deze dynamische ontwikkelingen vragen om nieuwe en efficiëntere werkprocessen. Met zijn ruime dosis aan werkervaring en visie op het vakgebied heeft Schroeijers hiertoe inmiddels grote stappen gezet: vanuit het MT is een Shared Service Center ontwikkeld voor diverse units binnen ASSA ABLOY Entrance Systems. ‘Ons doel is om uiteindelijk de groei te maken naar een organisatie met een ‘one way approach op alle gebieden,’ aldus Schroeijers.
Behoefte aan optimalisatie
Ellen Mulder is inmiddels 8,5 jaar werkzaam als Manager Sales Back Office waarbij haar afdeling alle zaken omtrent facturatie en debiteurenbeheer uitvoert. Tot een half jaar geleden was er vooral sprake van een min of meer willekeurige benadering van de
debiteuren. Ook was urgentie van opvolging van disputen veelal aan interpretatie gebonden en had Mulder geen totaaloverzicht van de verrichte werkzaamheden van haar medewerkers. Mulder had veel behoefte aan een credit managementsysteem waarmee het werkproces van de afdeling efficiënter en sneller plaatsvindt.’
Vloeiend implementatieproces
Het management stond open voor dit bottom-up initiatief, dat goed in het beleid van een ‘one way approach’ past, en is met diverse partijen om tafel gegaan. Schroeijers vult aan: ‘Trust.it van TKB stak er in deze ‘tender’ met kop en schouders bovenuit gezien het klantvriendelijke karakter en de mogelijkheid tot een eenvoudige koppeling met het huidige systeem. Dit uitte zich in de praktijk voor ons tot een vloeiend implementatie- en veranderingsproces waarbij TKB continu in overleg met ons bekeek welke oplossing voor onze organisatie het beste werkt.’
Hoger niveau
Mulder vervolgt: “Trust.it heeft ervoor gezorgd dat ons debiteurenbeheer in een klap op een professionele wijze uitgevoerd wordt. Onze werkwijze is veranderd in een gerichte en systematische aanpak waarbij het systeem alle belacties en schriftelijke aanmaningen automatisch agendeert. Met Trust.it kunnen wij zowel ons debiteurenbeheer als ons personeel goed managen. De werkdruk is eenvoudig te verdelen over de medewerkers, die het als zeer prettig ervaren dat zij in het startscherm direct zien welke taken die dag op hun bordje liggen. Ik heb nu een goed totaalinzicht dankzij de managementrapportages die ik kan generen op basis van bijvoorbeeld gebruikersniveau. Daarbij is het zeer tijdbesparend dat het systeem automatisch uitgevoerde acties vastlegt. Inmiddels willen mijn medewerkers nooit meer terug naar de oude situatie: Trust.it heeft onze afdeling op een hoger niveau gebracht.’
One stop shop
Schroeijers geeft aan dat het zeer gunstig is dat TKB als ‘one stop shop’ fungeert met het oog op continuering van de credit managementwerkzaamheden. ‘Als wij besluiten om onze dossiers uit te besteden aan TKB, dan is dat met een druk op de knop in Trust.it gebeurd. Zowel met het outsourcen van het debiteurenbeheer als het ter incasso van dossiers overdragen aan TKB, hebben wij goede ervaringen: een eenvoudige overdracht, een snelle opvolging van TKB en mooie resultaten. Dankzij deze professionaliseringsslag hebben wij de ruimte om ons te focussen op onze kerntaken en ons credit managementbeleid te optimaliseren.’
Best practise
Naast bovengenoemde successen vertelt Schroeijers dat, binnen het tijdsbestek van een half jaar, ook andere resultaten zichtbaar zijn. Hij vervolgt: ‘Met Trust.it voeren we een helder dispuutmanagement: wij maken een medewerker ‘eigenaar’ van het dispuut. Deze verantwoordelijkheid heeft direct al voor een aanzienlijke vermindering van het aantal openstaande disputen gezorgd. Ook hebben we dankzij de diverse diensten van TKB bereikt dat het saldo vervallen facturen op het laagste punt ligt sinds oktober 2008, het begin van de financiële kredietcrisis. Ik besef goed dat wij pas na minimaal een jaar kunnen evalueren of de DSO verlaagd is, maar deze eerste resultaten zijn veelbelovend. Zoals je merkt, ben ik een ware ambassadeur van TKB geworden.
Mijn volgende stap is om aan onze collega’s in bijvoorbeeld Finland, Zweden en Duitsland Trust.it als ‘best practice’ te presenteren. Mijn doel is geslaagd als zij ook de samenwerking met TKB opstarten en Trust.it implementeren. Dat zou een zeer effectieve stap dichterbij een ‘one way approach zijn.’
Hands-on mentaliteit
Schroeijers en Mulder weten waarom de samenwerking tussen ASSA ABLOY Entrance Systems en TKB zo succesvol is: de organisaties delen dezelfde kernwaarden. Schroeijers: ‘Met TKB hebben wij er een professionele, resultaatgerichte en klantvriendelijke partner bij met dezelfde hands-on mentaliteit als ons bedrijf. Mulder vult aan: ‘De frequente contacten met de medewerkers zijn zeer prettig, verlopen soepel en eventuele acties worden snel opgevolgd. TKB stelt ons belang voorop.’ Schroeijers concludeert: ‘TKB heeft bewezen dat zij een betrokken en betrouwbare partner is. Een veilig idee dat deze ‘recht door zee’ organisatie continu met ons meedenkt in het gehele traject van onze procesoptimalisatie.’
Het gemak van alles onder 1 dak
TKB (Trust Krediet Beheer B.V.) is met meer dan vijfentwintig jaar ervaring een credit managementorganisatie die structurele oplossingen biedt voor haar opdrachtgevers. Van incasso, outsourcing, credit management software tot detachering, TKB gaat met grote betrokkenheid voor het beste resultaat!